De jaarkalender van een VvE-bestuur

Eerst: welk boekjaar heeft jullie VvE?

Deze kalender gaat uit van een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar. Dat is bij de meeste VvE's zo. Loopt jullie boekjaar anders, bijvoorbeeld van juli tot juni? Schuif dan alle datums mee. Het boekjaar staat in de splitsingsakte of het reglement.

Twee termijnen bepalen het ritme van het jaar. De jaarvergadering moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden gehouden. Dat staat in artikel 45 lid 2 van het Modelreglement 2006, en het volgt ook uit artikel 2:48 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, dat via artikel 5:135 voor VvE's geldt. De vergadering mag die termijn verlengen. En de begroting voor het nieuwe jaar moet vóór het begin van dat jaar aan de vergadering worden voorgelegd (Modelreglement 2006, artikel 11 lid 1). Oudere en nieuwere modelreglementen kunnen hiervan afwijken; controleer altijd jullie eigen reglement.

Bron: artikel 2:48 lid 1 Burgerlijk Wetboek, zie artikel 48 op wetten.overheid.nl; artikel 5:135, zie Boek 5 op wetten.overheid.nl; Modelreglement 2006 artikelen 11, 12 en 45, zie het modelreglement bij notaris.nl.

Januari tot maart: het oude jaar afsluiten

• Jaarrekening opmaken. De penningmeester maakt de balans en de staat van baten en lasten over het afgelopen jaar, met het saldo van het reservefonds. Vergelijk met de begroting en verklaar de verschillen. Wat erin moet, lees je in VvE-boekhouding zelf doen: wat moet er in de jaarrekening? Bron: Modelreglement 2006, artikel 12 lid 1.
• Kascommissie laten controleren. Geef de kascommissie de jaarrekening, alle bankafschriften, de facturen en de contracten. Plan dit in februari of maart, zodat het verslag klaar is vóór de uitnodiging voor de vergadering. Zie De kascommissie: wat doet ze en hoe pak je het aan. Bron: Modelreglement 2006, artikel 12 lid 2.
• Achterstanden opschonen. Stuur in januari een overzicht aan eigenaren die achterlopen. Zo begint het jaar schoon en klopt de jaarrekening.
• Verzekeringen nalopen. Veel polissen vernieuwen per 1 januari. Controleer of de herbouwwaarde nog klopt en of de opzegtermijn al voorbij is. Zie Verzekeringen van een VvE.

April tot juni: de jaarvergadering

• Datum kiezen en oproepen. De vergadering moet uiterlijk 30 juni plaatsvinden bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar. Houd rekening met de oproeptermijn uit jullie reglement; die is vaak vijftien dagen. Reken terug met de rekenhulp oproepdatum en lees Oproeptermijn en agenda van de ALV: zo roep je geldig op.
• Stukken meesturen. Jaarrekening, verslag van de kascommissie, jaarverslag van het bestuur, voorstel voor de definitieve bijdragen en eventuele offertes. Hoe je de vergadering voorbereidt, staat in De ALV voorbereiden: agenda, termijnen en volmachten.
• Vaststellen en decharge. De vergadering stelt de jaarrekening vast, bepaalt de definitieve bijdragen en kiest een nieuwe kascommissie. Bron: Modelreglement 2006, artikel 12 lid 3 en artikel 45 lid 2.
• Notulen en actiepunten. Stuur de notulen binnen een paar weken rond. Zet elk besluit met een naam en een datum in het werkplan van het bestuur.
• Voorjaarsronde om het gebouw. Na de winter: dak, goten, voegwerk, schilderwerk en de buitenverlichting. Schade meteen melden bij de verzekeraar.

Juli tot september: vooruitkijken

• Offertes voor onderhoud. Werk uit het MJOP dat volgend jaar aan de beurt is, vraag je nu aan. Dan heb je de bedragen voor de begroting.
• MJOP controleren. Loop het onderhoudsplan jaarlijks door: klopt de planning nog, zijn er klussen eerder of later nodig? Laat het plan uiterlijk elke vijf jaar opnieuw opstellen of herzien. Dat vraagt de wet (artikel 5:126 lid 2 BW) en het Modelreglement 2006 (artikel 10 lid 2). Zie MJOP opstellen: zelf maken of laten maken?
• Contracten nalopen. Schoonmaak, liftonderhoud, tuin, beheerder, energie voor de algemene ruimten. Noteer per contract de einddatum en de opzegtermijn.
• Keuringen plannen. Lift, brandmeldinstallatie, noodverlichting, blusmiddelen, cv. Hoe vaak iets gekeurd moet worden, verschilt per installatie; zie Keuringen en brandveiligheid: wat het VvE-bestuur bijhoudt.

Oktober tot december: begroting en winter

• Begroting en bijdrage voor volgend jaar. Zet de vaste kosten, de storting in het reservefonds en de posten uit het MJOP op een rij. De vergadering stelt de begroting vast en bepaalt daarmee de voorschotbijdrage per woning; die wordt vanaf januari in twaalf maandelijkse delen betaald. Dat vraagt vaak een tweede vergadering in het najaar, of je legt de begroting in juni al voor. Zie Zo maak je de begroting van je VvE en Hoe hoog moet de VvE-bijdrage zijn? Bron: Modelreglement 2006, artikel 11.
• Reservefonds toetsen. Spaart de VvE minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde, of het bedrag uit een vastgesteld MJOP? Zie Reservefonds VvE en MJOP: wat moet je sparen?
• Winterklaar. Dakgoten leegmaken, buitenkranen afsluiten, cv controleren, strooizout klaarzetten. Met de checklist in Winterklaar: checklist voor het VvE-bestuur.
• Verzekeringen vernieuwen. Wil je overstappen of de dekking aanpassen, doe dat vóór de opzegtermijn van de polis verstrijkt. Controleer de datum in de polis.

Het hele jaar door

• Verhuizingen en de notaris. Bij elke verkoop vraagt de notaris een verklaring van het bestuur over de achterstand, de bijdrage en het reservefonds. Reageer snel; de overdrachtsdatum staat al vast. Lees De verklaring van de VvE bij verkoop (artikel 5:122 BW). Zet de nieuwe eigenaar daarna in het ledenregister.
• Kamer van Koophandel. Een VvE staat ingeschreven in het Handelsregister. Wisselt het bestuur, geef dat dan binnen een week door. Bron: Handelsregisterwet 2007, artikel 20; zie wetten.overheid.nl.
• Betalingen bijhouden. Controleer elke maand of alle bijdragen binnen zijn en stuur snel een herinnering. Zie VvE-bijdrage niet betaald: wat kan het bestuur doen?
• Meldingen en storingen. Lift stil, lekkage, kapotte verlichting: afhandelen en terugmelden aan de bewoner.
• Documenten bewaren. Notulen, polissen, keuringsrapporten, contracten en facturen op één plek. De administratie moet zeven jaar bewaard blijven.

Wie doet wat?

In een klein bestuur doet één persoon vaak alles. Toch helpt het om de rollen te benoemen. De penningmeester maakt de jaarrekening en de begroting, int de bijdragen en vult de verklaring voor de notaris in. De secretaris roept op, notuleert, houdt het ledenregister en de KvK-inschrijving bij en bewaart de documenten. De voorzitter leidt de vergadering en bewaakt het werkplan. Het hele bestuur tekent de jaarrekening en de verklaring voor de notaris. Meer hierover in Taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in een VvE.

Checklist om af te drukken

• Januari: achterstanden opschonen; verzekeringen en herbouwwaarde controleren.
• Februari: jaarrekening opmaken; stukken aan de kascommissie.
• Maart: verslag kascommissie binnen; datum jaarvergadering vastleggen.
• April–mei: oproeping met stukken versturen, binnen de oproeptermijn.
• Uiterlijk 30 juni: jaarvergadering; jaarrekening vaststellen, definitieve bijdragen, nieuwe kascommissie.
• Juni: notulen rondsturen; besluiten in het werkplan; voorjaarsronde om het gebouw.
• Juli–augustus: offertes aanvragen voor onderhoud volgend jaar.
• September: MJOP doorlopen (uiterlijk elke vijf jaar herzien); contracten en opzegtermijnen noteren; keuringen plannen.
• Oktober: begroting en voorschotbijdrage voor volgend jaar opstellen en voorleggen.
• November: winterklaar; reservefonds toetsen aan 0,5 procent of MJOP.
• December: verzekeringen vernieuwen vóór de opzegtermijn; bijdragen voor januari aankondigen.
• Altijd: notarisverklaring bij verkoop, KvK binnen een week na bestuurswissel, maandelijkse betaalcontrole, documenten bewaren.

Veelgestelde vragen

Mag de jaarvergadering later dan 30 juni?

Alleen als de vergadering de termijn zelf verlengt, bijvoorbeeld omdat de kascommissie nog niet klaar is. Leg dat besluit vast in de notulen. Zonder besluit overtreedt het bestuur het reglement. Een vergadering die te laat is, is daarmee niet meteen ongeldig, maar het staat niet sterk als een eigenaar een besluit aanvecht.

Moeten we twee keer per jaar vergaderen?

Nee, dat is niet verplicht. Veel VvE's doen jaarrekening én begroting in één voorjaarsvergadering. De begroting voor het volgende jaar is dan vroeg klaar, wat prima mag. Grote VvE's kiezen vaker voor een tweede vergadering in het najaar, omdat de onderhoudsoffertes dan binnen zijn.

Hoe vaak moet het MJOP worden bijgewerkt?

Uiterlijk elke vijf jaar, anders telt het niet meer voor de wettelijke reservering en geldt de 0,5 procent van de herbouwwaarde. Loop het plan daarnaast elk jaar bij de begroting door. Zie Wat is een MJOP en wat moet erin?

Wat als ons boekjaar niet het kalenderjaar is?

Dan verschuift alles. De jaarvergadering valt binnen zes maanden na het einde van jullie boekjaar en de begroting komt vóór het begin van het nieuwe boekjaar. Pas de maanden in de checklist aan.

Wie houdt de kalender bij?

Maak één bestuurslid verantwoordelijk, meestal de secretaris. Zet de vaste punten in een gedeelde agenda of in het werkplan van het bestuur, met een naam en een datum per taak. Zo blijft de kalender ook bestaan als iemand uit het bestuur stopt. Hoe je opvolgers vindt, lees je in Een nieuw bestuur vinden.