KENNISBANK · VERGADEREN
De ALV voorbereiden: agenda, termijnen en volmachten
De algemene ledenvergadering (ALV) is het moment waarop de eigenaren samen beslissen. Een goede voorbereiding voorkomt discussie achteraf en zorgt dat besluiten geldig zijn.
Waarom de voorbereiding zo belangrijk is
In de ALV beslissen de eigenaren over de begroting, het onderhoud en de keuze van het bestuur. Gaat er iets mis met de oproeping of de agenda, dan kan een eigenaar later zeggen dat een besluit niet geldig is. Dat kost tijd en zorgt voor onrust. Met een vaste aanpak voorkom je dat.
Stap 1: kies de datum en let op de termijn
De meeste splitsingsreglementen schrijven voor dat de VvE minstens één keer per jaar vergadert. Vaak gebeurt dat binnen een half jaar na het einde van het boekjaar, zodat de jaarrekening besproken kan worden.
Het reglement noemt ook een oproeptermijn: het aantal dagen tussen de uitnodiging en de vergadering. In veel reglementen ligt die tussen de acht en vijftien dagen. Neem ruim de tijd en tel de dag van verzenden en de dag van de vergadering niet mee. Dan zit je bijna altijd goed.
Plan de oproep. Vul de vergaderdatum en de oproeptermijn uit jullie eigen reglement in bij de gratis ALV-planner. Je ziet wanneer de oproep uiterlijk klaar moet zijn en kunt de voorbereiding afdrukken of als agendabestand downloaden.
Stap 2: maak een duidelijke agenda
Over onderwerpen die niet op de agenda staan, kan de vergadering meestal geen geldig besluit nemen. Zet daarom alles erop waarover je wilt beslissen, en schrijf het concreet op. Dus niet “onderhoud”, maar “besluit over het schilderwerk van de kozijnen, volgens de offerte van € 18.000”.
Een vaste volgorde helpt iedereen:
- Opening en vaststellen van de agenda
- Notulen van de vorige vergadering
- Jaarverslag van het bestuur
- Jaarrekening en verslag van de kascommissie
- Decharge van het bestuur
- Begroting en bijdrage voor het nieuwe jaar
- Onderhoud en het meerjarenonderhoudsplan
- Verkiezing van bestuur en kascommissie
- Rondvraag en sluiting
Maak jullie agenda. Met de gratis ALV-agendamaker kies je de agendapunten en vul je datum, tijd en plaats in. Daarna kun je de oproep met agenda printen of kopiëren. Controleer de tekst en jullie reglement voordat je de uitnodiging verstuurt.
Stap 3: stuur de stukken mee
Eigenaren moeten zich kunnen voorbereiden. Stuur bij de oproeping de stukken mee: de concept-notulen, de jaarrekening, de begroting en de offertes waarover gestemd wordt. Zet erbij waar en hoe laat de vergadering is, en hoe iemand een volmacht kan geven.
Stap 4: regel de volmachten
Kan een eigenaar niet komen? Dan kan hij meestal een ander machtigen om voor hem te stemmen. Dat moet bijna altijd schriftelijk. Sommige reglementen beperken hoeveel volmachten één persoon mag hebben. Vraag volmachten vooraf op en controleer ze bij binnenkomst. Zo weet je precies hoeveel stemmen er in de zaal zijn.
Stap 5: weet hoe je stemt en telt
In veel VvE’s heeft niet iedereen evenveel stemmen. Het aantal stemmen hangt vaak af van het breukdeel van de woning. Het reglement zegt ook welk deel van de stemmen aanwezig moet zijn om te mogen besluiten. Dat heet het quorum. Voor sommige besluiten, zoals een wijziging van het reglement of een grote uitgave, is vaak een grotere meerderheid nodig.
Is het quorum niet gehaald? Veel reglementen schrijven dan een tweede vergadering voor, waarin wel besloten kan worden. Staat jullie reglement dat toe, zet dan in de uitnodiging alvast wanneer die tweede vergadering is.
Stap 6: na de vergadering
Na de vergadering is het werk nog niet klaar. Stuur binnen een paar weken de concept-notulen rond, met de besluiten en de actiepunten. Zet bij elk actiepunt wie het oppakt en wanneer het klaar moet zijn. Zo weten bewoners wat er met hun stem gebeurt, en begin je de volgende ALV niet opnieuw bij nul. Bewaar de presentielijst en de volmachten bij de notulen, voor het geval er later vragen komen over een besluit.
Checklist voor de ALV
- Datum gekozen en oproeptermijn gecontroleerd
- Agenda met concrete besluiten
- Stukken verstuurd met de oproeping
- Volmachtformulier meegestuurd
- Presentielijst en stemmen per woning klaar
- Iemand gevraagd om te notuleren
- Afspraak over wie de vergadering leidt
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet een VvE een ALV houden?
De meeste splitsingsreglementen schrijven minstens één vergadering per jaar voor. Vaak is dat binnen een half jaar na het einde van het boekjaar, zodat de jaarrekening besproken kan worden.
Hoe lang van tevoren moet de uitnodiging verstuurd worden?
Dat staat in jullie reglement. In veel reglementen ligt de oproeptermijn tussen de acht en vijftien dagen. Tel de dag van verzenden en de dag van de vergadering niet mee.
Kan de ALV besluiten over iets dat niet op de agenda staat?
Meestal niet. Zet daarom alles op de agenda waarover je wilt beslissen, en schrijf het concreet op, bijvoorbeeld met het bedrag van de offerte.
Welke stukken stuur je mee met de uitnodiging?
De concept-notulen, de jaarrekening, de begroting en de offertes waarover gestemd wordt. Zet erbij waar en hoe laat de vergadering is, en hoe iemand een volmacht kan geven.
Wat als het quorum niet gehaald wordt?
Veel reglementen schrijven dan een tweede vergadering voor, waarin wel besloten kan worden. Staat jullie reglement dat toe, zet dan in de uitnodiging alvast wanneer die tweede vergadering is.
Dit regelen in Ledenhuis
In Ledenhuis maak je de agenda, nodig je iedereen uit en houd je de aanwezigheid bij. Stemmen telt Ledenhuis met breukdelen, volmachten en quorum. Het eerste jaar is gratis, zonder betaalgegevens.