De kascommissie: wat doet ze en hoe pak je het aan

Wat is de kascommissie?

De kascommissie is een kleine groep eigenaren die de financiële stukken van het afgelopen jaar controleert. Ze kijkt naar de balans, de staat van baten en lasten (de exploitatierekening) en de toelichting. Daarna vertelt ze in de ALV wat ze heeft gevonden. Op basis daarvan beslist de ALV of ze de jaarrekening goedkeurt.

Wat zegt de wet?

Voor een VvE geldt een regel uit de wet voor verenigingen. Het bestuur legt de stukken over het afgelopen boekjaar ter goedkeuring voor aan de vergadering. Laat de VvE de stukken niet controleren door een accountant, dan benoemt de ALV ieder jaar een commissie van ten minste twee leden. Die leden mogen geen bestuurslid zijn. Het bestuur moet de commissie alle gevraagde informatie geven en de boeken en bankafschriften laten zien.

Het bestuur moet de administratie bovendien zeven jaar bewaren. De kascommissie kan dus ook oudere stukken opvragen als dat nodig is.

Bron: artikel 5:135 Burgerlijk Wetboek, dat artikel 2:48 Burgerlijk Wetboek van toepassing verklaart; bewaarplicht in artikel 2:10. Zie wetten.overheid.nl en wetten.overheid.nl.

Wie zet je erin?

Je hoeft geen boekhouder te zijn. Wel helpt het als iemand een beetje gevoel heeft voor cijfers en durft door te vragen. Kies bij voorkeur twee mensen die geen familie of huisgenoot zijn van een bestuurslid. Veel VvE’s wisselen de leden om de paar jaar, zodat er steeds een frisse blik is. Benoem ook een reservelid, voor als iemand verhinderd is.

Zo pak je het aan

1. Plan op tijd. Spreek een paar weken vóór de ALV af. Dan is er tijd om vragen te stellen en antwoorden te krijgen.
2. Vraag de stukken op. Denk aan de jaarrekening, de bankafschriften van alle rekeningen, facturen, contracten en de begroting van vorig jaar.
3. Controleer de saldi. Kloppen de banksaldi op 31 december met de balans? Staat het reservefonds op een eigen rekening?
4. Neem steekproeven. Kies een aantal uitgaven en zoek de factuur en het besluit erbij. Was de uitgave nodig en mocht het bestuur hem doen?
5. Kijk naar de bijdragen. Hebben alle eigenaren betaald? Is er een lijst van achterstanden en wordt daar iets mee gedaan?
6. Vergelijk met de begroting. Grote verschillen hoeven niet fout te zijn, maar vraag wel om uitleg.
7. Schrijf een kort verslag. Noem wat je hebt gecontroleerd, wat je hebt gevonden en wat je adviseert.

Het verslag en de decharge

In de ALV leest de kascommissie haar verslag voor of deelt het vooraf mee met de vergaderstukken. Vaak adviseert ze om de jaarrekening goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen. Decharge betekent dat de ALV het gevoerde beleid goedkeurt, voor zover dat uit de stukken blijkt. Vond de commissie iets dat niet klopt, zeg dat dan duidelijk en geef een advies om het op te lossen.

Tips voor het bestuur

• Houd het hele jaar een nette administratie bij, met de factuur en het besluit bij elke grote uitgave.
• Zet alle stukken op één plek, zodat de commissie niet hoeft te zoeken.
• Zie de kascommissie niet als controle uit wantrouwen, maar als hulp. Een goedgekeurde rekening beschermt ook het bestuur.

Na het verslag van de kascommissie besluit de vergadering meestal over decharge. Wat dat betekent, lees je in Decharge verlenen aan het bestuur.

Veelgestelde vragen

Wat doet de kascommissie van een VvE?

De kascommissie controleert de financiële stukken van het afgelopen jaar, zoals de balans en de staat van baten en lasten. Daarna vertelt ze in de ALV wat ze heeft gevonden. Op basis daarvan beslist de ALV of ze de jaarrekening goedkeurt.

Is een kascommissie verplicht bij een VvE?

Ja, als de VvE de stukken niet laat controleren door een accountant. Dan benoemt de ALV ieder jaar een commissie van ten minste twee leden.

Mag een bestuurslid in de kascommissie zitten?

Nee, de leden van de kascommissie mogen geen bestuurslid zijn. Kies bij voorkeur ook mensen die geen familie of huisgenoot zijn van een bestuurslid.

Wat controleert de kascommissie precies?

Ze controleert onder meer of de banksaldi kloppen met de balans en of het reservefonds op een eigen rekening staat. Ze neemt steekproeven van uitgaven, kijkt of alle eigenaren hebben betaald en vergelijkt de cijfers met de begroting.

Wat is decharge na het verslag van de kascommissie?

Decharge betekent dat de ALV het gevoerde beleid goedkeurt, voor zover dat uit de stukken blijkt. De kascommissie adviseert vaak om de jaarrekening goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen.