Taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in een VvE

Wat zegt de wet over het bestuur?

• Het bestuur bestaat uit één bestuurder, tenzij de statuten meer bestuurders noemen.
• De vergadering van eigenaren benoemt het bestuur. Dat mag een eigenaar zijn, maar ook iemand van buiten. De vergadering kan een bestuurder altijd schorsen of ontslaan.
• Het bestuur beheert het geld van de VvE en voert de besluiten van de vergadering uit, tenzij de statuten iets anders regelen. De vergadering kan het bestuur aanwijzingen geven.
• Eigenaren moeten het bestuur toegang geven tot hun woning als dat nodig is voor de taak van het bestuur, bijvoorbeeld voor een reparatie aan leidingen.

Bron: artikel 5:131 en artikel 5:132 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

De wet noemt geen voorzitter, secretaris of penningmeester van het bestuur. Die verdeling spreek je zelf af. Wel noemt de wet een voorzitter van de vergadering. Die kiest de vergadering uit de leden, tenzij de statuten anders bepalen. Vaak is dat de voorzitter van het bestuur, maar het hoeft niet.

Bron: artikel 5:127 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Wie mag namens de VvE tekenen?

Heeft de VvE twee of meer bestuurders, dan mag volgens de wet ieder van hen de VvE vertegenwoordigen tegenover anderen, zoals een aannemer of de bank. De statuten kunnen dat anders regelen, bijvoorbeeld dat er altijd twee bestuurders moeten tekenen. Spreek daarnaast intern af tot welk bedrag één bestuurder zelf mag beslissen.

Bron: artikel 5:131 lid 1 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Verantwoordelijkheid van iedere bestuurder

Elke bestuurder moet zijn taak behoorlijk vervullen en is mede verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken. Ook als je de taken verdeelt, blijf je dus samen verantwoordelijk. Het bestuur moet een administratie bijhouden. Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar maakt het een balans en een staat van baten en lasten, en het bewaart de stukken zeven jaar.

Bron: artikel 2:9 en artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek, van toepassing via artikel 5:124 lid 2. Zie wetten.overheid.nl (Boek 2).

De voorzitter

• bewaakt de grote lijn en de jaarplanning;
• leidt de vergaderingen en vat na elk agendapunt samen wat er besloten is;
• is vaak het eerste aanspreekpunt voor bewoners en leveranciers;
• zorgt dat besluiten ook echt worden uitgevoerd.

De secretaris

• houdt de lijst van eigenaren en contactgegevens bij;
• verstuurt de oproeping, de agenda en de stukken op tijd;
• maakt de notulen en de lijst met actiepunten;
• beheert de post, de documenten en het archief.

De penningmeester

• beheert de bankrekeningen, waaronder het reservefonds;
• houdt bij wie de bijdrage heeft betaald en stuurt herinneringen;
• betaalt rekeningen volgens de afspraken;
• maakt de begroting en de jaarrekening, en werkt samen met de kascommissie.

Tips voor een licht bestuur

• Spreek af wie wat doet, en schrijf dat op.
• Laat betalingen boven een bepaald bedrag door twee bestuurders goedkeuren.
• Zet stukken op een gedeelde plek, niet in een privémailbox.
• Check of de VvE een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft.
• Spreek een termijn af, zodat bestuurders weten wanneer ze kunnen stoppen.

Wanneer welke taak speelt, zie je in De jaarkalender van een VvE-bestuur. Gebeurt er juist niets? Lees Het VvE-bestuur doet niets: wat kun je als eigenaar doen?

Veelgestelde vragen

Hoeveel bestuurders moet een VvE hebben?

Eén bestuurder is genoeg, tenzij de statuten meer bestuurders noemen. De vergadering van eigenaren benoemt het bestuur en mag ook iemand van buiten kiezen.

Wat doet de penningmeester van een VvE?

Hij beheert de bankrekeningen en het reservefonds, houdt bij wie heeft betaald en stuurt herinneringen. Hij betaalt rekeningen en maakt de begroting en jaarrekening, samen met de kascommissie.

Wat zijn de taken van de secretaris van een VvE?

De secretaris houdt de lijst van eigenaren bij, verstuurt de oproeping en stukken op tijd, maakt de notulen en actiepunten en beheert post en archief.

Wie mag namens de VvE tekenen?

Bij twee of meer bestuurders mag volgens de wet ieder van hen de VvE vertegenwoordigen. De statuten kunnen iets anders regelen, bijvoorbeeld dat er altijd twee bestuurders tekenen.

Hoe lang moet een VvE-bestuur de administratie bewaren?

Zeven jaar. Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar maakt het bestuur een balans en een staat van baten en lasten.