Je VvE zelf beheren? Zo houd je het overzicht.

Wat doet een beheerder eigenlijk?

Een professionele beheerder doet meestal drie soorten werk:

• Administratief beheer: de ledenlijst, de post, de vergaderingen en de notulen.
• Financieel beheer: de bijdragen innen, rekeningen betalen, de begroting en de jaarrekening.
• Technisch beheer: het onderhoudsplan, offertes vragen, reparaties regelen en meldingen afhandelen.

Als je zelf beheert, doet het bestuur dit werk. Dat kan prima, zeker in een kleinere VvE. Maar het moet wel ergens goed vastliggen.

Wat zegt de wet?

Een VvE hoeft geen beheerder te hebben. De wet zegt dat het bestuur uit één bestuurder bestaat, tenzij de statuten meer bestuurders noemen. De vergadering van eigenaren benoemt het bestuur. Dat mag een eigenaar zijn, maar ook iemand van buiten. Het bestuur beheert het geld van de VvE en voert de besluiten van de vergadering uit.

Het bestuur moet ook een administratie bijhouden. Binnen zes maanden na het einde van het boekjaar maakt het een balans en een staat van baten en lasten. Die stukken moet het bestuur zeven jaar bewaren.

Bron: artikel 5:131 Burgerlijk Wetboek en artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek (van toepassing via artikel 5:124 lid 2). Zie wetten.overheid.nl (Boek 5) en wetten.overheid.nl (Boek 2).

Wanneer werkt zelf beheren goed?

• Er zijn twee of drie mensen die de taken willen verdelen.
• Het gebouw is niet te ingewikkeld, bijvoorbeeld zonder lift of grote installaties.
• De eigenaren kunnen redelijk met elkaar overweg.
• Iedereen weet waar de stukken staan, ook als er een bestuurder stopt.

Wanneer is hulp verstandig?

Bij groot onderhoud, een lastige ruzie of een flinke betalingsachterstand kan hulp van buiten slim zijn. Je hoeft dan niet meteen alles uit te besteden. Veel VvE’s kiezen voor losse hulp: een boekhouder voor de jaarrekening, een bureau voor het onderhoudsplan, of een jurist bij een conflict. Het dagelijkse werk doen ze zelf.

Wat Ledenhuis wel en niet doet

Ledenhuis helpt met het overzicht: meldingen, documenten, vergaderingen, stemmen, het onderhoudsplan, contracten en de taken van het bestuur. De penningmeester ziet per woning wat er betaald is. Ledenhuis int zelf geen geld. Betalingen lopen via de bankrekening van de VvE, eventueel met een betaallink of incasso uit jullie eigen Moneybird-administratie.