Oproeptermijn en agenda van de ALV: zo roep je geldig op

Hoeveel dagen van tevoren?

De wet noemt geen vast aantal dagen. De statuten in het splitsingsreglement moeten wel regelen hoe de vergadering wordt bijeengeroepen. Daar staat dus ook de oproeptermijn. Vaak is dat één tot twee weken. Kijk het na in jullie eigen reglement.

Tel de termijn ruim. Tel de dag van verzenden en de dag van de vergadering niet mee. Stuur je de uitnodiging per post? Houd dan rekening met de bezorging. Wil je per e-mail oproepen? Kijk of het reglement dat toestaat.

Bron: artikel 5:112 lid 2 onder d Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Reken jullie datum uit. Gebruik de gratis ALV-planner voor de oproepdatum. Vul de vergaderdatum, de termijn uit jullie reglement en eventuele extra marge in. De planner toont de uiterste oproepdatum en een voorbereidingsoverzicht; hij bepaalt niet welke termijn voor jullie VvE geldt.

Wie mag de vergadering bijeenroepen?

Volgens de wet mogen zowel het bestuur als de voorzitter van de vergadering van eigenaren de vergadering bijeenroepen. Het reglement kan regelen dat ook een groep eigenaren dat mag, bijvoorbeeld als het bestuur niets doet.

Bron: artikel 5:127 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Wat zet je in de oproeping?

• datum, begintijd en plaats van de vergadering;
• de agenda, met elk onderwerp waarover je wilt besluiten;
• de stukken, zoals de jaarrekening, de begroting en offertes;
• hoe iemand een volmacht kan geven;
• als het reglement dat toestaat: wanneer een tweede vergadering is als het quorum niet wordt gehaald.

De agenda: wees concreet

Over onderwerpen die niet op de agenda staan, kan de vergadering volgens veel reglementen geen besluit nemen. Schrijf daarom precies op wat er besloten moet worden. Niet “dak”, maar “besluit over vervanging van de dakbedekking volgens de offerte van € 24.000, te betalen uit het reservefonds”. Zet bij grote besluiten ook welke meerderheid volgens het reglement nodig is.

Willen eigenaren zelf een punt op de agenda? Spreek een vaste datum af waarvoor ze dat moeten melden. Dan kan het bestuur het op tijd meesturen.

Wat als de oproeping niet goed ging?

Is de vergadering te laat of niet goed opgeroepen, dan is een besluit vernietigbaar. Een eigenaar kan dan de kantonrechter vragen het besluit te vernietigen. Dat moet binnen een maand nadat hij van het besluit weet of kon weten. Gebeurt dat niet, dan blijft het besluit staan.

Twijfel je of het goed ging? Dan kan een volgende, wél goed opgeroepen vergadering het besluit bevestigen. Voor dat nieuwe besluit gelden dezelfde eisen als voor het eerste.

Bron: artikel 2:15 leden 1 en 6 Burgerlijk Wetboek en artikel 5:130 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl (Boek 2) en wetten.overheid.nl.

Online meedoen

Vanaf 1 januari 2027 staat er volgens de aangekondigde tekst van artikel 5:127 een regeling voor online vergaderen in de wet. Wie de vergadering online toegankelijk maakt, zet dan in de oproeping hoe je meedoet en stemt. Meer hierover lees je bij digitaal stemmen en online ALV.

Korte checklist

• Termijn uit het reglement gecontroleerd en ruim geteld
• Agenda met concrete besluiten
• Stukken en volmachtformulier meegestuurd
• Verzonden op de manier die het reglement noemt

Lees ook: Een extra ALV aanvragen: zo vragen eigenaren een vergadering aan

Lees ook: De splitsingsakte of de breukdelen wijzigen: zo werkt het

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet je een ALV van de VvE oproepen?

De wet noemt geen vast aantal dagen. De oproeptermijn staat in jullie splitsingsreglement en is vaak één tot twee weken.

Hoe tel je de oproeptermijn van een ALV?

Tel ruim en tel de dag van verzenden en de dag van de vergadering niet mee. Houd bij post rekening met de bezorging.

Wie mag een ALV van de VvE bijeenroepen?

Het bestuur en de voorzitter van de vergadering van eigenaren mogen dat. Het reglement kan regelen dat ook een groep eigenaren dat mag.

Wat moet er in de oproeping voor een ALV staan?

Zet erin de datum, tijd en plaats, de agenda en de stukken. Vermeld ook hoe iemand een volmacht geeft en, als het reglement dat toestaat, wanneer een tweede vergadering is.

Wat als de ALV te laat is opgeroepen?

Dan is een besluit vernietigbaar. Een eigenaar kan de kantonrechter binnen een maand vragen het te vernietigen; gebeurt dat niet, dan blijft het besluit staan. Een volgende, goed opgeroepen vergadering kan het besluit ook bevestigen.