VvE-boekhouding zelf doen: wat moet er in de jaarrekening?

Wat de wet vraagt van de administratie

Het bestuur moet een administratie voeren waaruit je altijd kunt zien wat de VvE heeft, wat zij moet betalen en wat zij nog krijgt. De boeken en bonnen moeten zeven jaar worden bewaard. Digitaal bewaren mag, als alles volledig en leesbaar blijft.

Bron: artikel 2:10 leden 1, 3 en 4 Burgerlijk Wetboek, van toepassing via artikel 5:124 lid 2. Zie wetten.overheid.nl.

Elk jaar rekening en verantwoording

Het bestuur legt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een verslag en de jaarrekening voor aan de vergadering: een balans en een staat van baten en lasten, met een toelichting. De vergadering kan die termijn verlengen. Het splitsingsreglement regelt daarnaast de jaarlijkse exploitatierekening over het voorgaande jaar.

Bron: artikel 2:48 lid 1 Burgerlijk Wetboek, van toepassing via artikel 5:135; artikel 5:112 lid 1 onder b. Zie wetten.overheid.nl.

Wat hoort er in de jaarrekening?

Op de balans staan de bezittingen en schulden aan het eind van het jaar:

• saldo van de betaalrekening en de reservefondsrekening;
• nog te ontvangen bijdragen van eigenaren met een achterstand;
• nog te betalen rekeningen;
• vooruitbetaalde bedragen, zoals een verzekeringspremie;
• de stand van het reservefonds.

In de staat van baten en lasten staat wat er dat jaar binnenkwam en uitging: de bijdragen, de verzekering, klein onderhoud, energie voor de gemeenschappelijke ruimten, bankkosten en de storting in het reservefonds. Zet de begroting ernaast, zodat iedereen ziet waar het anders liep.

In de toelichting leg je grote afwijkingen uit en noem je wat er uit het reservefonds is betaald.

Controle door de kascommissie

Is er geen verklaring van een accountant, dan benoemt de vergadering elk jaar een commissie van ten minste twee leden die niet in het bestuur zitten. Die commissie controleert de stukken en brengt verslag uit. Het bestuur moet haar alle gevraagde informatie en inzage in de boeken geven. Lees meer in het artikel over de kascommissie.

Bron: artikel 2:48 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Bij verkoop van een appartement

Bij de verkoop van een appartement geeft het bestuur een verklaring af met wat de verkoper nog schuldig is, de omvang van het reservefonds en de schulden van de VvE. Met een bijgehouden administratie is die verklaring zo gemaakt.

Bron: artikel 5:122 leden 5 en 6 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Tips voor de penningmeester

• Gebruik een aparte rekening voor het reservefonds, zodat dat geld niet ongemerkt wordt uitgegeven.
• Bewaar elke factuur digitaal, met in de bestandsnaam de datum en de leverancier.
• Controleer elke maand of alle bijdragen binnen zijn. Een achterstand is kleiner als je hem vroeg ziet.
• Houd een eenvoudig kasboek bij met datum, omschrijving, bedrag en categorie.
• Draag bij een bestuurswissel alles netjes over, met de inloggegevens van de bank.

Lees ook: Belasting en de VvE: btw en vennootschapsbelasting

Veelgestelde vragen

Wat moet er in de jaarrekening van een VvE?

Een balans met de bezittingen en schulden aan het eind van het jaar, een staat van baten en lasten met wat er binnenkwam en uitging, en een toelichting op grote afwijkingen en betalingen uit het reservefonds.

Wanneer moet het bestuur de jaarrekening voorleggen?

Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, aan de vergadering. De vergadering kan die termijn verlengen.

Hoe lang moet de VvE de administratie bewaren?

Zeven jaar. Digitaal bewaren mag, als alles volledig en leesbaar blijft.

Is een kascommissie verplicht?

Is er geen verklaring van een accountant, dan benoemt de vergadering elk jaar een commissie van ten minste twee leden die niet in het bestuur zitten. Die controleert de stukken en brengt verslag uit.

Heb je een boekhoudpakket nodig?

Voor een kleine VvE niet. Een eenvoudig kasboek met datum, omschrijving, bedrag en categorie, een aparte rekening voor het reservefonds en digitaal bewaarde facturen zijn vaak genoeg.