De verklaring van de VvE bij verkoop (artikel 5:122 BW)

Waarom vraagt de notaris een verklaring?

Een appartement verkoop je niet alleen. Je verkoopt een appartementsrecht, en daar hoort het lidmaatschap van de VvE bij. De koper wordt automatisch lid en neemt ook een stukje van het verleden mee. De wet regelt dat in artikel 5:122 van het Burgerlijk Wetboek.

Het belangrijkste punt staat in lid 3. Voor bijdragen die in het lopende of het vorige boekjaar opeisbaar zijn geworden, zijn de koper en de vorige eigenaar samen aansprakelijk. De wet noemt dat hoofdelijk: de VvE mag het hele bedrag bij elk van beiden halen. Een koper wil dus vooraf weten of er een achterstand is.

Daarom staat in lid 5 dat de notaris ervoor zorgt dat aan de akte een verklaring van het bestuur wordt gehecht. Die verklaring geeft op wat de verkoper aan de VvE schuldig is en waarvoor hij nog aansprakelijk blijft. En dan komt de bescherming voor de koper: die is tegenover de VvE niet verder aansprakelijk dan het bedrag dat in de verklaring staat.

Lid 6 voegt daar nog iets aan toe. De verklaring vermeldt ook de omvang van het reservefonds en de schulden van de vereniging. Zo weet de koper of de VvE spaart voor het onderhoud, of dat er straks een grote rekening komt.

Bron: artikel 5:122 leden 3, 5 en 6 Burgerlijk Wetboek. Zie artikel 122 op wetten.overheid.nl. Het Modelreglement 2006 herhaalt de plicht in artikel 40 lid 1 en vraagt daar ook het aandeel van de eigenaar in het reservefonds.

Wat staat er in de verklaring?

De wet schrijft geen vast formulier voor. In de praktijk vraagt de notaris meestal deze onderdelen:

• De achterstand op de dag van overdracht. Welke bijdragen heeft de verkoper nog niet betaald? Noem de maanden en het bedrag. Is er niets open, zet dat er dan ook in. Vergeet rente, incassokosten of een opgelegde boete niet als jullie reglement die kent.
• De lopende bijdrage. Hoeveel betaalt deze woning per maand of per kwartaal, en tot welke datum is er betaald? Zo weten de notaris en de koper wat er vanaf de overdracht verschuldigd is.
• Het reservefonds. Het totale saldo van het reservefonds, en het aandeel van deze woning daarin volgens de breukdelen. Dat aandeel gaat mee naar de koper; de verkoper krijgt het niet uitbetaald.
• Besluiten met geldgevolgen. Heeft de vergadering een eenmalige extra bijdrage vastgesteld, een lening afgesloten of een groot onderhoudsproject goedgekeurd? Zet dat erin, ook als het bedrag nog niet is geïnd. Lid 6 vraagt expliciet naar de schulden van de VvE.
• Het onderhoudsplan. Is er een vastgesteld MJOP, van wanneer, en zijn er grote werkzaamheden gepland? Dit is niet letterlijk verplicht, maar notarissen en kopers vragen er vaak naar.
• Datum, naam van de VvE en ondertekening. Met de datum waarop de cijfers zijn opgemaakt.

Veel notarissen sturen een eigen vragenlijst mee. Daarin staan soms extra vragen: lopende rechtszaken, wie de beheerder is, of de verkoper gebruiker van een berging of parkeerplaats is. Vul in wat je weet en schrijf bij wat je niet weet. Raad nooit een bedrag.

Wie tekent en wie betaalt?

De verklaring is een stuk van het bestuur. Het bestuur tekent, ook als een externe beheerder de administratie doet en het concept opstelt. Het Modelreglement 2006 legt de plicht in artikel 40 nadrukkelijk bij het bestuur. Bij een bestuur van meerdere personen kan één bestuurder tekenen als het reglement dat toestaat; kijk dat na. Een kascommissie of een gewone eigenaar mag de verklaring niet afgeven.

Sommige beheerders rekenen kosten voor het opstellen. Of de verkoper of de VvE die betaalt, hangt af van de afspraken met de beheerder en van wat de vergadering heeft besloten. Hoe de taken binnen het bestuur verdeeld zijn, lees je in Taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in een VvE.

Hoe snel moet het?

De wet noemt geen termijn. Het Modelreglement 2006 zegt in artikel 54 lid 4 dat het bestuur de opgave zo spoedig mogelijk doet als de notaris erom vraagt. Andere reglementen kunnen een vaste termijn noemen; controleer dat in jullie splitsingsakte. Praktisch: de notaris heeft de verklaring nodig vóór de overdracht, en die datum staat meestal al vast in de koopovereenkomst. Reken op een paar werkdagen, niet op weken.

Wat als het bestuur niet reageert?

Dan loopt de overdracht vast of komt de koper in de problemen. Zonder verklaring weet de notaris niet wat hij aan de akte moet hechten, en de koper mist de bescherming van lid 5. In de praktijk gebeurt dit vooral bij slapende VvE's zonder actief bestuur. De verkoper heeft er dan zelf belang bij om de VvE wakker te maken: een vergadering bijeenroepen, een bestuur kiezen en de cijfers op een rij zetten. Hoe dat gaat, staat in Een slapende VvE weer actief maken.

Is er wel een bestuur, maar reageert het traag? Vraag dan schriftelijk, met de datum van overdracht erbij. Blijft de verklaring uit en loopt de verkoper daardoor schade op, dan kan hij het bestuur daarop aanspreken.

Verkoper en koper: wat kun je verwachten?

Als verkoper

• Betaal je achterstand vóór de overdracht. Dan staat er "geen achterstand" in de verklaring en gaat alles sneller.
• Je aandeel in het reservefonds krijg je niet terug. Het blijft bij de woning. Je kunt het wel noemen in de verkoop: een goed gevuld reservefonds is een pluspunt.
• Betaal de maandelijkse bijdrage door tot de overdracht. De notaris verrekent meestal wat te veel of te weinig is betaald in de afrekening met de koper.
• Meld je verhuizing bij het bestuur en geef je nieuwe adres door voor een eventuele eindafrekening.

Als koper

• Lees de verklaring voordat je tekent. Staat er een achterstand in, bespreek dan met de verkoper en de notaris wie die betaalt. Meestal wordt het bedrag ingehouden op de koopsom.
• Kijk naar het reservefonds en het MJOP. Weinig geld en veel gepland onderhoud betekent waarschijnlijk een hogere bijdrage of een extra storting. Lees Reservefonds VvE en MJOP: wat moet je sparen?
• Meld je zo snel mogelijk schriftelijk bij het bestuur. Dat eist lid 2 van artikel 5:122. Je krijgt dan de uitnodiging voor de vergadering en de juiste bijdrage.
• Wil je de woning verhuren? Controleer eerst het splitsingsreglement. Zie Verhuur en een VvE: wat mag er volgens het splitsingsreglement.

Checklist voor het bestuur

• Vraag van de notaris ontvangen, met de datum van overdracht en de naam van de verkoper.
• Betalingen van deze woning gecontroleerd tot vandaag; achterstand, rente en kosten opgeteld.
• Lopende bijdrage per maand en de datum tot waar is betaald genoteerd.
• Saldo reservefonds en het aandeel van deze woning volgens het breukdeel berekend.
• Besluiten met geldgevolgen nagelopen: extra bijdragen, leningen, goedgekeurde projecten.
• Datum en status van het MJOP vermeld.
• Verklaring door het bestuur ondertekend en gedateerd.
• Kopie bewaard bij de documenten van de VvE.
• Na de overdracht: nieuwe eigenaar in het ledenregister gezet en bijdrage overgezet.

Wat er met het reservefonds gebeurt als je verkoopt, lees je in Reservefonds bij verkoop van je appartement: krijg je je geld terug?

Lees ook: Lenen als VvE: voor onderhoud en de VvE Energiebespaarlening

Lees ook: Appartement kopen: zo check je de VvE voordat je tekent

Veelgestelde vragen

Is de verklaring verplicht?

Ja. Artikel 5:122 lid 5 verplicht de notaris om een verklaring van het bestuur aan de akte te hechten. Het bestuur moet die verklaring dus afgeven. De meeste reglementen zeggen dat ook letterlijk.

Wat als er een fout in de verklaring staat?

De koper is niet verder aansprakelijk dan het bedrag in de verklaring. Vergeet het bestuur een achterstand, dan kan de VvE dat bedrag alleen nog bij de verkoper halen. Controleer de cijfers dus goed voordat je tekent. Hoe je achterstanden bijhoudt, lees je in VvE-bijdrage niet betaald: wat kan het bestuur doen?

Mag de VvE de bijdrage aanpassen na de verkoop?

De bijdrage hangt aan de woning, niet aan de persoon. De koper betaalt dezelfde bijdrage als de verkoper, tot de vergadering een nieuwe begroting vaststelt. Hoe de bijdrage wordt berekend, staat in Hoe hoog moet de VvE-bijdrage zijn? Zo reken je het uit.

Moet de verkoper zijn aandeel in het reservefonds krijgen?

Nee. Het reservefonds is van de vereniging. Het aandeel per woning is een rekengetal dat laat zien hoeveel van het fonds bij deze woning hoort. Verkoper en koper mogen onderling een vergoeding afspreken, maar dat staat los van de VvE.

Geldt dit ook bij een erfenis?

Artikel 5:122 gaat over overgang onder bijzondere titel, zoals verkoop, schenking en toedeling. Bij overlijden gaat de woning onder algemene titel over op de erfgenamen en gelden andere regels. Vraag dat na bij de notaris die de nalatenschap afhandelt.