Een nieuw bestuur vinden: zo maak je het bestuurswerk lichter

Wat zegt de wet over het bestuur?

Een VvE heeft een bestuur van één bestuurder, tenzij de statuten zeggen dat het er meer zijn. De ALV benoemt het bestuur. Dat hoeft niet een eigenaar te zijn: ook een buitenstaander of een professionele beheerder kan bestuurder worden. De ALV kan een bestuurder ook altijd weer schorsen of ontslaan. Is er geen bestuur, dan neemt de voorzitter van de ALV die rol over, tenzij de statuten of de ALV iets anders hebben geregeld.

Bron: artikel 5:131 en artikel 5:133 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Waarom mensen afhaken

Mensen denken vaak dat bestuurswerk veel tijd kost, dat je overal verstand van moet hebben en dat je er nooit meer vanaf komt. Soms klopt dat ook, omdat alles bij één persoon ligt. Het helpt om die beelden weg te nemen. Laat zien wat het werk echt is en hoeveel tijd het kost.

Maak het werk kleiner

• Schrijf de taken op. Maak een lijst van alles wat het bestuur doet in een jaar: de ALV, de begroting, betalingen, meldingen, onderhoud, contact met leveranciers.
• Verdeel de taken. Niet alles hoeft bij het bestuur te liggen. Een bewoner kan de tuin coördineren, een ander de nieuwsbrief. Een werkgroep kan een groot project voorbereiden.
• Werk met vaste momenten. Een vaste agenda voor het jaar voorkomt dat dingen blijven liggen.
• Leg dingen vast. Zet contracten, polissen en besluiten op één plek. Dan hoeft niemand alles te onthouden.
• Besteed uit wat niet leuk is. Sommige VvE’s laten alleen de boekhouding of het technisch beheer door een bureau doen. Het bestuur houdt dan wel de regie.

Spreek een termijn af

Iemand stapt eerder in als duidelijk is wanneer hij er weer uit mag. Spreek bijvoorbeeld een termijn van twee of drie jaar af, met een rooster van aftreden. Dan wisselen niet alle bestuurders tegelijk en blijft er kennis over. Kijk in de statuten of daar al iets over staat.

Vraag mensen persoonlijk

Een oproep in de nieuwsbrief levert zelden iets op. Persoonlijk vragen werkt beter. Vraag niet “Wil je in het bestuur?”, maar “Wil je drie keer per jaar helpen met de betalingen?”. Een kleine, concrete vraag is makkelijker om ja op te zeggen. Laat nieuwe mensen eerst een vergadering meedraaien voordat ze beslissen.

Een goede overdracht

Maak een overdrachtsmap met de belangrijkste stukken: de akte van splitsing, het reglement, de statuten, de polissen, het onderhoudsplan, de contracten en de inloggegevens van de bank. Regel ook dat de nieuwe bestuurder bij de bank en bij de Kamer van Koophandel wordt ingeschreven. Plan een gesprek waarin de oude bestuurder vertelt wat er speelt.

Zorg voor rugdekking

Bestuurders werken vrijwillig. Laat de ALV elk jaar decharge verlenen na goedkeuring van de jaarrekening. Bespreek ook of de VvE een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering wil. Dat geeft rust, ook al gaat het zelden mis.

Veelgestelde vragen

Hoe vind je een nieuw bestuur voor de VvE?

Maak het werk kleiner door taken op te schrijven en te verdelen, en spreek een termijn af. Vraag mensen persoonlijk met een kleine, concrete vraag in plaats van een oproep in de nieuwsbrief.

Moet een VvE-bestuurder een eigenaar zijn?

Nee, ook een buitenstaander of een professionele beheerder kan bestuurder worden. De ALV benoemt het bestuur.

Wat gebeurt er als een VvE geen bestuur heeft?

Dan neemt de voorzitter van de ALV die rol over, tenzij de statuten of de ALV iets anders hebben geregeld.

Hoe lang blijft iemand in het VvE-bestuur?

Dat staat in jullie statuten. Het helpt om een termijn van bijvoorbeeld twee of drie jaar af te spreken, met een rooster van aftreden.

Wat hoort in de overdracht aan een nieuw VvE-bestuur?

Maak een overdrachtsmap met onder meer de akte van splitsing, het reglement, de statuten, polissen, het onderhoudsplan en contracten. Regel de inschrijving bij de bank en de Kamer van Koophandel en plan een overdrachtsgesprek.