Zo maak je de begroting van je VvE

Waarom een begroting?

Zonder begroting weet niemand of de bijdrage hoog genoeg is. Het bestuur betaalt rekeningen tot het potje leeg is, en eigenaren schrikken van een extra heffing. Met een begroting draai je het om: je bepaalt eerst wat het jaar gaat kosten en rekent dan uit wat iedere woning betaalt. Begroting en bijdrage horen bij elkaar.

Wat zegt de wet en het reglement?

De wet zelf zegt weinig over de begroting. Wel verplicht artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek een reservefonds voor andere dan de gewone jaarlijkse kosten. Bij een gebouw met woningen stort de VvE daar elk jaar minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde in, of het bedrag dat volgt uit een door de vergadering vastgesteld onderhoudsplan (MJOP). Dat bedrag is een vaste post in de begroting.

De regels over de begroting staan in het splitsingsreglement. In het Modelreglement 2017 is dat artikel 15: de vergadering stelt de begroting uiterlijk in de jaarvergadering vast, met apart zichtbaar de gewone kosten, de bedragen uit het MJOP, de toevoeging aan het reservefonds en de inkomsten. Tegelijk stelt zij de voorschotbijdrage per eigenaar vast, die maandelijks vooruit wordt betaald in twaalf delen. Oudere modelreglementen regelen het in grote lijnen hetzelfde, met andere artikelnummers. Kijk dus in jullie eigen reglement.

Bron: artikel 5:126 Burgerlijk Wetboek en artikel 15 van het Modelreglement 2017 (pdf, KNB). Het wettelijk minimum reken je uit in Reservefonds VvE: het wettelijk minimum uitgerekend.

Stap 1: zet de vaste lasten op een rij

Begin met de kosten die elk jaar terugkomen. Pak de bankafschriften en de jaarrekening van vorig jaar erbij. De meeste VvE's hebben deze posten:

• Verzekeringen: opstal, aansprakelijkheid en eventueel bestuurdersaansprakelijkheid of rechtsbijstand. Zie Verzekeringen van een VvE.
• Energie en water gemeenschappelijk: verlichting trappenhuis, lift, hydrofoor, buitenkraan.
• Onderhoudscontracten: lift, cv of warmtepomp, brandmeldinstallatie, dakgoten, schoonmaak, tuin.
• Kleine reparaties: een vast bedrag op basis van vorige jaren.
• Bank, beheer en software: bankkosten, de beheerder of de software voor de administratie, de Kamer van Koophandel.
• Keuringen: lift, brandblussers, legionella. Zie Keuringen en brandveiligheid.

Reken met de bedragen van vorig jaar plus een paar procent voor prijsstijgingen. Heeft de VvE ook inkomsten, zoals rente of huur van een dak voor een antenne? Trek die van de kosten af.

Stap 2: bepaal de reservering voor groot onderhoud

Dit is de post die het vaakst te laag staat. Het bedrag haal je uit het MJOP: tel alle geplande kosten op, deel door het aantal jaren en kijk of het reservefonds in dure jaren niet onder nul komt. Is er geen vastgesteld MJOP, of is het ouder dan vijf jaar? Dan geldt het wettelijk minimum van 0,5 procent van de herbouwwaarde. Die staat op de polis van de opstalverzekering.

Neem van beide bedragen het hoogste, tenzij jullie bewust meer willen sparen. Lees Reservefonds VvE en MJOP: wat moet je sparen? en Wat is een MJOP en wat moet erin?

Stap 3: neem een post onvoorzien op

Er gaat altijd iets kapot dat niet op de planning stond. Zet daarom een post onvoorzien in de begroting, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent van de gewone kosten. Blijft het over, dan gaat het naar het reservefonds of wordt het verrekend, zoals jullie reglement voorschrijft.

Stap 4: van begroting naar bijdrage per woning

Het totaal van de begroting verdeel je over de eigenaren volgens de breukdelen in de splitsingsakte. Hoe dat werkt, lees je in Stemmen in de VvE: hoeveel stemmen heeft iedere eigenaar? Het reglement kan voor sommige kosten een andere verdeling voorschrijven, bijvoorbeeld liftkosten alleen voor de woningen op de verdiepingen. Controleer dat.

Rekenvoorbeeld

Dit is een voorbeeld met verzonnen, ronde getallen. Jullie cijfers zijn anders. Stel: een VvE met twintig woningen, breukdelen die samen 1000 zijn, en een herbouwwaarde van € 4.000.000.

• Verzekeringen: € 6.000
• Energie en water gemeenschappelijk: € 3.000
• Lift: onderhoud en keuring: € 4.500
• Schoonmaak, tuin en kleine reparaties: € 6.000
• Bank, beheer, software en KvK: € 2.500
• Onvoorzien: € 2.000
• Gewone kosten samen: € 24.000
• Reservering reservefonds volgens MJOP: € 24.000 (het wettelijk minimum zou € 20.000 zijn, dus het MJOP telt)
• Totaal begroting: € 48.000

Een woning met breukdeel 50/1000 betaalt 5 procent van € 48.000. Dat is € 2.400 per jaar, of € 200 per maand. Een grotere woning met 60/1000 betaalt € 2.880 per jaar, € 240 per maand. Een kleinere met 40/1000 betaalt € 1.920 per jaar, € 160 per maand. Zet per woning het jaar- en maandbedrag in de begroting, dan hoeft niemand zelf te rekenen.

Is jullie bijdrage normaal? Lees Wat is een normale VvE-bijdrage? De volledige berekening staat in Hoe hoog moet de VvE-bijdrage zijn? Zo reken je het uit. Met de rekenhulp reservefonds bereken je de reservering voor jullie gebouw.

Stap 5: laat de vergadering de begroting vaststellen

Het bestuur maakt de begroting, de vergadering van eigenaars stelt haar vast. Zet haar als apart agendapunt op de jaarvergadering en stuur haar met de uitnodiging mee. Licht grote veranderingen kort toe: waarom gaat de verzekering omhoog, waarom stijgt de reservering. Laat stemmen over de begroting én over de bijdrage per woning, en noteer beide besluiten in de notulen. Zie De ALV voorbereiden: agenda, termijnen en volmachten.

Wat als de vergadering niet instemt?

Dan is er geen nieuwe begroting en geen nieuwe bijdrage. Volgens het Modelreglement 2017 blijven eigenaren de laatst vastgestelde voorschotbijdrage betalen tot de vergadering een nieuwe vaststelt. De VvE staat dus niet stil, maar de kosten lopen wel op. Vraag waar het aan schort. Vaak is het één post, zoals de reservering. Onderbouw die beter, met het MJOP of offertes, en leg de begroting in een extra vergadering opnieuw voor. Zie VvE-bijdrage verhogen.

Begroting en werkelijkheid naast elkaar

Na afloop van het jaar maakt het bestuur de jaarrekening. Zet daarin per post de begroting naast de werkelijke kosten. Zo ziet iedereen waar het anders liep en leer je voor de volgende begroting. Volgens het Modelreglement 2017 stelt de vergadering bij de jaarrekening ook de definitieve bijdrage vast. Een overschot wordt terugbetaald en een tekort binnen een maand aangevuld, tenzij de vergadering anders besluit, bijvoorbeeld om het overschot aan het reservefonds toe te voegen. Zie VvE-boekhouding zelf doen: wat moet er in de jaarrekening?

De kascommissie controleert de jaarrekening en kijkt ook of het bestuur zich aan de begroting heeft gehouden. Grote afwijkingen zonder besluit van de vergadering horen in haar verslag. Lees De kascommissie: wat doet ze en hoe pak je het aan.

Tips

• Gebruik elk jaar dezelfde indeling, dan kun je jaren vergelijken.
• Begroot niet te krap; een kleine buffer voorkomt een extra heffing.
• Zet de reservering apart op de spaarrekening van de VvE, zoals de wet vraagt.
• Leg bij elke post vast waar het bedrag vandaan komt: polis, contract, MJOP. Dan kan de kascommissie het nakijken.

Checklist

• Alle vaste lasten staan erin, met de bron van het bedrag.
• De reservering komt uit het MJOP of is minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde.
• Er is een post onvoorzien.
• De bijdrage per woning is berekend volgens de breukdelen in de akte.
• De begroting is met de uitnodiging voor de jaarvergadering meegestuurd.
• De vergadering heeft begroting en bijdrage vastgesteld en dat staat in de notulen.

Lees ook: Belasting en de VvE: btw en vennootschapsbelasting

Veelgestelde vragen

Wie maakt de begroting?

Meestal de penningmeester of de beheerder, namens het bestuur. De vergadering van eigenaars stelt haar vast. Zonder dat besluit is de begroting een voorstel.

Wanneer moet de begroting klaar zijn?

Volgens het Modelreglement 2017 uiterlijk in de jaarvergadering, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Veel VvE's stellen de begroting liever vóór het nieuwe jaar vast, zodat de nieuwe bijdrage in januari ingaat. Kijk wat jullie reglement zegt.

Mag de bijdrage tussendoor omhoog?

Ja, als de vergadering dat besluit, bijvoorbeeld bij een onverwachte grote kostenpost.

Wat is het verschil tussen de begroting en het MJOP?

De begroting gaat over één jaar en alle kosten. Het MJOP gaat over groot onderhoud voor tien jaar of langer. Uit het MJOP komt één post in de begroting: de reservering voor het reservefonds.

Wat gebeurt er als de vergadering de begroting niet goedkeurt?

Dan is er geen nieuwe begroting en geen nieuwe bijdrage. Volgens het Modelreglement 2017 blijven eigenaren de laatst vastgestelde voorschotbijdrage betalen. Onderbouw de begroting beter en leg haar in een extra vergadering opnieuw voor.