PRIVACY

Privacyverklaring Ledenhuis

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

Wie zijn wij?

Ledenhuis is een online omgeving voor verenigingen van eigenaars (VvE’s). Ledenhuis wordt aangeboden door 020 ICT B.V., gevestigd in Zeewolde, KvK-nummer 95592342. Vragen over privacy stel je via info@ledenhuis.nl.

Twee rollen

• Gegevens in de omgeving van een VvE: de VvE bepaalt welke gegevens van eigenaren, bewoners en contactpersonen in Ledenhuis staan en waarvoor. De VvE is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de VvE en volgens de verwerkersovereenkomst.
• Je account en deze website: voor het inloggen, de beveiliging van je account en de website zelf zijn wij verantwoordelijk.

Welke gegevens verwerken we?

Je account

Naam, e-mailadres en wachtwoord. Het wachtwoord bewaren we alleen versleuteld. Zet je tweestapsverificatie aan, dan bewaren we ook de sleutel daarvoor en versleutelde herstelcodes. Verder het tijdstip van je laatste inlog en inloggebeurtenissen, zoals “inloggen gelukt” of “wachtwoord gewijzigd”. We slaan daarbij geen IP-adres op.

Gegevens van de VvE

Wat het bestuur of jijzelf invoert: adressen van woningen, namen en rollen van eigenaren, bewoners en contactpersonen, en contactgegevens (e-mail, telefoon) als die zijn ingevuld. Ook breukdelen en stemgewichten, meldingen (eventueel met foto), berichten op het prikbord, aanmeldingen voor activiteiten, stemmen per woning, de betaalstatus van bijdragen, documenten (zoals notulen, reglementen en offertes), het onderhoudsplan, contracten en taken.

Zelf aanmelden

Naam van de VvE, eventueel het KvK-nummer, adressen van de woningen, jouw naam, e-mailadres en wachtwoord.

Techniek

Onze webserver legt bij elk bezoek het IP-adres, de opgevraagde pagina, het tijdstip en de browser vast in een logboek. Dat logboek heeft een vaste maximale omvang (ongeveer 30 MB); oude regels worden vanzelf overschreven. Om misbruik tegen te gaan telt de server pogingen per IP-adres kort in het werkgeheugen. Dat wordt niet opgeslagen.

Bezoekstatistiek

Om te zien hoe onze website gebruikt wordt, houden we anonieme bezoekcijfers bij: per dag tellen we hoe vaak een pagina is bekeken, via welke bron (bijvoorbeeld een link met ?bron=) en van welke website iemand kwam. Dit gebeurt zonder cookies en zonder dat we je IP-adres bewaren. Voor een ruwe schatting van het aantal unieke bezoekers gebruiken we hoogstens een versleutelde, dagelijks wisselende code die niet naar jou te herleiden is; staat Do-Not-Track of Global Privacy Control in je browser aan, dan slaan we ook die niet op. We meten alleen onze eigen openbare pagina’s en doen niet aan profilering of fingerprinting.

Google Analytics (alleen met jouw toestemming)

Geef je op onze openbare pagina’s toestemming via de cookiemelding, dan gebruiken we ook Google Analytics. Daarmee zien we hoe bezoekers onze website vinden en gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina’s veel bekeken worden. Google Analytics zet daarvoor cookies. We hebben het zo ingesteld dat Google de gegevens niet voor advertenties gebruikt, Google-signalen uit staan en gegevens na 2 maanden worden verwijderd. We sturen alleen het adres van de pagina mee, zonder codes uit de link. In de app, bij aanmelden en bij inloggen gebruiken we Google Analytics nooit. Zonder toestemming, of als Do-Not-Track of Global Privacy Control aan staat, laden we niets van Google.

Enquête

Vul je onze korte enquête in, dan bewaren we je antwoorden zonder naam, IP-adres of adres. Vul je daarbij zelf je e-mailadres in en vink je dat aan, dan bewaren we dat adres apart, zonder koppeling aan je antwoorden. Alleen 020 ICT ziet de totalen; we tonen een uitkomst pas als er minstens vijf antwoorden zijn.

Waarvoor gebruiken we de gegevens?

• De omgeving van jullie VvE laten werken, zodat bestuur en bewoners samen meldingen, documenten, vergaderingen, stemmingen en het onderhoud kunnen regelen. Dat doen we in opdracht van de VvE.
• Inloggen en beveiliging, zoals misbruik voorkomen en accounts beschermen (gerechtvaardigd belang).
• Mails over je account, zoals “wachtwoord vergeten” en een welkomstmail na aanmelden. We sturen geen reclame.
• Heb je bij de enquête om de startgids gevraagd? Dan sturen we je die per e-mail, met een uitnodiging voor de demo (toestemming). Elke e-mail heeft een afmeldlink.
• Na het gratis jaar: facturen aan de VvE. Daarvoor gebruiken we alleen gegevens van de VvE en het bestuur.

We verkopen geen gegevens. Er is geen advertentie-tracking en geen profilering. Voor onze eigen website houden we anonieme bezoekcijfers bij, zonder cookies (zie ‘Bezoekstatistiek’). Alleen als je daar toestemming voor geeft, gebruiken we op onze openbare pagina’s ook Google Analytics (zie ‘Google Analytics’).

Wie ziet wat?

Ledenhuis werkt met rollen. Een bewoner ziet de eigen woning en wat met iedereen gedeeld is. Bestuur en penningmeester zien meer, voor zover dat nodig is voor het beheer. Voor inrichting en ondersteuning kan 020 ICT de hele omgeving inzien. Elke keer dat 020 ICT meekijkt als een andere persoon, wordt dat vastgelegd.

Waar staan de gegevens en wie helpt ons?

• Hetzner Online GmbH (Duitsland, datacenter Falkenstein): de server en de back-ups van de server.
• Daarnaast maakt 020 ICT elke nacht een versleutelde back-up op een eigen computer in Nederland.
• HostingU2 (Nederland): versturen van e-mail, zodra die functie aan staat.
• Kamer van Koophandel: alleen als de KvK-koppeling aan staat, en dan alleen het KvK-nummer dat je zelf invult.
• Google Ireland Ltd (Ierland): Google Analytics op onze openbare pagina’s, alleen als je daar toestemming voor geeft. Google kan deze gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework.

Gegevens van VvE’s en accounts gaan niet naar landen buiten de Europese Unie.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Gegevens van de VvE bewaren we zolang de VvE Ledenhuis gebruikt. Eerdere versies bewaren we ook, zodat fouten hersteld kunnen worden. Die versies verdwijnen samen met de omgeving.
• Stopt de VvE? Dan kan het bestuur eerst alles downloaden. Daarna verwijderen we de omgeving binnen 30 dagen. Versleutelde back-ups verlopen vanzelf: dagelijkse na 14 dagen, maandelijkse na 12 maanden.
• Inloggebeurtenissen bewaren we zolang je account bestaat.
• Enquêteantwoorden bewaren we maximaal 24 maanden, alleen voor statistiek. Je e-mailadres verwijderen we zodra je je afmeldt, en anders na 12 maanden.
• Gegevens in Google Analytics worden na 2 maanden verwijderd.
• Een uitnodigingslink werkt 7 dagen, een herstellink 24 uur. Daarna werken ze niet meer.

Beveiliging

Alle verbindingen gaan via https. Wachtwoorden bewaren we versleuteld. Tweestapsverificatie kun je zelf aanzetten. De inlogcookie is alleen voor de server leesbaar en verloopt na 8 uur. Kies je bij het inloggen ‘Op dit apparaat ingelogd blijven’, dan blijft de cookie 90 dagen geldig voor bewoners en 30 dagen voor bestuur, penningmeester en kascommissie; bij elk bezoek schuift die termijn op. Rechten hangen af van je rol. Elke nacht maken we een versleutelde back-up.

Cookies

Ledenhuis gebruikt een noodzakelijke cookie om je ingelogd te houden (8 uur, of 90 dagen voor bewoners en 30 dagen voor het bestuur als je kiest voor ingelogd blijven). Je taalkeuze (NL/EN), je cookiekeuze en enkele weergave-instellingen bewaart je eigen browser. Op onze openbare pagina’s vragen we of we Google Analytics mogen gebruiken (statistiekcookies). Zeg je nee, dan worden die cookies niet geplaatst. Je kunt je keuze altijd wijzigen via ‘Cookie-instellingen’ onderaan de pagina. We gebruiken geen cookies voor reclame.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien en laten verbeteren of verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken, de verwerking laten beperken of je gegevens meenemen. Gaat het om gegevens in de omgeving van je VvE? Vraag het dan aan het bestuur van je VvE; wij helpen het bestuur daarbij. Gaat het om je account? Mail ons via info@ledenhuis.nl. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken

Ontdekken we een datalek in de omgeving van een VvE? Dan melden we dat zonder onnodige vertraging aan het bestuur, en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekt hebben. Het bestuur beslist daarna over een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens; wij helpen daarbij.

Wijzigingen

Verandert deze verklaring op een belangrijk punt? Dan zie je dat bovenaan aan de datum. Besturen laten we het ook vooraf weten.