GRATIS HULP · VERGADEREN
Gratis volmachtformulier: laat een ander voor je stemmen in de ALV
Kan een eigenaar niet naar de vergadering? Met dit formulier stemt iemand anders namens hem of haar. Met een steminstructie per agendapunt, zodat er achteraf geen discussie is.
Wat krijg je?
- Een volmacht als pdf: vul hem digitaal in, sla hem op, print en onderteken hem.
- Een Word-sjabloon: pas de opmaak en de ruimte voor steminstructies aan op jullie vergadering.
Wat zet je erin?
- Je naam en het adres of appartementsnummer.
- De naam van de gevolmachtigde.
- Voor welke vergadering de volmacht geldt, met datum.
- Of de gevolmachtigde vrij mag stemmen, of hoe hij per agendapunt moet stemmen.
- Datum en handtekening.
Voor wie is dit?
Voor iedere eigenaar die niet naar de vergadering kan, en voor het bestuur dat het formulier met de oproep meestuurt. Zo telt elke stem mee, ook als iemand op vakantie of ziek is.
Voorbeeldtekst
“Ondergetekende, eigenaar van appartement 3, geeft volmacht aan [naam] om namens hem of haar te stemmen in de vergadering van eigenaars van [datum]. Bij agendapunt 4 (schilderwerk) stemt de gevolmachtigde voor. Bij de overige punten stemt de gevolmachtigde naar eigen inzicht. [plaats, datum, handtekening]”
Pas de tekst aan op wat jullie reglement vraagt. Een steminstructie per agendapunt voorkomt discussie als iemand achteraf zegt dat hij anders had gewild.
Goed om te weten
Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek zegt niets over volmachten in de vergadering van eigenaars. De regels over volmachten staan daarom in jullie splitsingsreglement: bijvoorbeeld wie gevolmachtigde mag zijn en voor hoeveel eigenaren één persoon mag stemmen. Lees ze na voordat je een volmacht geeft of aanneemt.
Bron: artikel 5:112 lid 2 onder d en 5:124 lid 3 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl (Boek 5).
Tip voor het bestuur: stuur het formulier mee met de oproep voor de ALV en bewaar de volmachten bij de notulen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een machtiging en een volmacht?
Er is geen verschil. Met allebei geef je een ander toestemming om namens jou te stemmen in de vergadering.
Wie mag ik een volmacht geven?
Dat staat in jullie splitsingsreglement. Soms mag alleen een andere eigenaar, soms ook een huurder of familielid. Kijk het na voordat je de volmacht geeft.
Moet de volmacht vóór de vergadering binnen zijn?
Kijk in jullie reglement. Het is handig om volmachten vóór de vergadering te laten inleveren, zodat het bestuur weet wie er stemt. Noteer in de presentielijst wie met een volmacht aanwezig is.
Een appartement met twee eigenaren: wie stemt?
Zij brengen samen de stemmen van dat appartement uit. Vaak wijzen ze daarvoor één persoon aan. Kijk in jullie reglement hoe dat precies geregeld is.
Kan ik toch zelf komen als ik een volmacht heb gegeven?
Ja. Meld dat bij het begin aan de voorzitter. Zo wordt er niet twee keer voor jouw appartement gestemd.
Volgende stap: regel het met Ledenhuis
In Ledenhuis zet je de vergadering met agenda en stukken klaar. Eigenaren stemmen online, met breukdelen, volmachten en quorum, en de uitslag staat direct klaar voor de notulen. Het eerste jaar is gratis, zonder betaalgegevens.
Daarna € 0,99 per woning per maand incl. btw, vanaf de 31e woning € 0,75. Geen vaste looptijd, elke maand opzegbaar.