Machtiging of volmacht voor de ALV van je VvE

Wat is een volmacht of machtiging?

Een volmacht heet ook wel een machtiging. Met een volmacht geef je een ander toestemming om namens jou te stemmen in de vergadering. Die ander heet de gevolmachtigde. Jouw stem telt dan gewoon mee, met het aantal stemmen dat bij jouw appartement hoort.

Wat zegt de wet?

Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, met de regels voor appartementsrechten, zegt niets over volmachten in de vergadering van eigenaars. De wet bepaalt wel dat de statuten moeten regelen hoe de vergadering wordt bijeengeroepen en hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft. De regels over volmachten staan daarom in jullie splitsingsreglement. Ook de regels voor gewone verenigingen over volmachten gelden niet automatisch voor een VvE.

Bron: artikel 5:112 lid 2 onder d en 5:124 lid 3 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Wat staat er vaak in het reglement?

Kijk in jullie splitsingsreglement naar het hoofdstuk over de vergadering. Daar staat bijvoorbeeld:

• of een volmacht schriftelijk moet zijn;
• wie gevolmachtigde mag zijn, bijvoorbeeld alleen een andere eigenaar of ook een huurder of familielid;
• of één persoon voor meer dan een bepaald aantal eigenaren mag stemmen;
• of het bestuur de volmacht vooraf wil zien.

Die regels verschillen per VvE en per modelreglement. Lees ze dus altijd na voordat je een volmacht geeft of aanneemt.

Wat zet je erin?

• Je naam en het adres of appartementsnummer.
• De naam van de gevolmachtigde.
• Voor welke vergadering de volmacht geldt, met datum.
• Of de gevolmachtigde vrij mag stemmen, of dat je per agendapunt aangeeft hoe hij moet stemmen.
• Datum en handtekening.

Voorbeeldtekst

“Ondergetekende, eigenaar van appartement 3 aan de Parklaan, geeft volmacht aan [naam] om namens hem of haar te stemmen in de vergadering van eigenaars van [datum]. Bij agendapunt 4 (schilderwerk) stemt de gevolmachtigde voor. Bij de overige punten stemt de gevolmachtigde naar eigen inzicht. [plaats, datum, handtekening]”

Pas de tekst aan op wat jullie reglement vraagt. Een stem-instructie per agendapunt voorkomt discussie als iemand achteraf zegt dat hij anders had gewild.

Tips voor het bestuur

• Stuur een volmachtformulier mee met de oproep.
• Laat volmachten vóór de vergadering inleveren, zodat je weet wie er stemt.
• Noteer in de presentielijst wie met een volmacht aanwezig is. Dat telt ook mee voor het quorum, als jullie reglement dat zo regelt.
• Bewaar de volmachten bij de notulen.

Toch zelf komen of iemand anders kiezen?

Kun je toch zelf naar de vergadering, meld dat dan bij het begin aan de voorzitter. Zo wordt er niet twee keer voor jouw appartement gestemd. Wil je liever een andere gevolmachtigde, maak dan een nieuwe volmacht en laat de vorige gevolmachtigde weten dat die niet meer geldt.

Een appartement met meer eigenaren

Is een appartement van twee of meer mensen, bijvoorbeeld een stel, dan brengen zij samen de stemmen van dat appartement uit. Vaak wijzen ze daarvoor één persoon aan. Kijk in jullie reglement hoe dat precies geregeld is.

Meer over de opkomst lees je in quorum en de tweede vergadering.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een volmacht en een machtiging?

Er is geen verschil: het zijn twee woorden voor hetzelfde. Je geeft iemand toestemming om namens jou te stemmen in de vergadering.

Waar staan de regels over volmachten voor de ALV?

In jullie splitsingsreglement. Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek zegt niets over volmachten in de vergadering van eigenaars.

Wie mag ik een volmacht geven?

Dat verschilt per reglement. Soms alleen een andere eigenaar, soms ook een huurder of familielid. Lees de regels na voordat je een volmacht geeft.

Wat zet je in een volmacht?

Je naam en het adres of appartementsnummer, de naam van de gevolmachtigde, voor welke vergadering de volmacht geldt, of er vrij gestemd mag worden of per agendapunt volgens jouw instructie, en de datum en je handtekening.

Ik heb een volmacht gegeven, maar kan toch komen. Wat nu?

Meld dat bij het begin aan de voorzitter. Zo wordt er niet twee keer voor jouw appartement gestemd.