Te weinig eigenaren op de ALV: quorum en de tweede vergadering

Wat is een quorum?

Een quorum is het minimum aantal stemmen dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldig te kunnen besluiten. Hoe hoog dat is, verschilt per reglement. Wordt het quorum niet gehaald, dan kan de vergadering over sommige of alle punten niet besluiten.

Wat zegt de wet?

De wet regelt voor de VvE geen algemeen quorum. Besluiten worden genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten iets anders bepalen. Een quorum, en ook de regel over een tweede vergadering, staat dus in jullie splitsingsreglement.

Voor een paar besluiten noemt de wet zelf wel een hoge drempel van alle stemmen, niet alleen van de aanwezigen. Een voorbeeld: de akte van splitsing wijzigen met een besluit van de vergadering vraagt ten minste vier vijfde van alle stemmen, en een oproeptermijn van ten minste vijftien dagen.

Bron: artikel 5:127 lid 1 en 5:139 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Een voorbeeld

Een VvE heeft twintig appartementen met elk één stem. Stel dat het reglement zegt dat meer dan de helft van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn. Dan zijn er elf stemmen nodig. Er komen acht eigenaren en twee anderen hebben een volmacht gegeven. Dan zijn er tien stemmen: het quorum is niet gehaald. Met één volmacht meer had de vergadering wel kunnen besluiten. Werken jullie met breukdelen, dan tel je niet het aantal mensen maar het aantal stemmen.

De tweede vergadering

Veel reglementen regelen het zo: wordt het quorum niet gehaald, dan roept het bestuur een tweede vergadering bijeen. In die tweede vergadering mag dan worden besloten, ongeacht het aantal aanwezige stemmen. Vaak staan er ook termijnen in voor de tweede vergadering. Lees in jullie reglement precies na wat de regels zijn. Neem in de oproep voor de tweede vergadering dezelfde agenda op als in de eerste.

Besluiten zonder vergadering

Een besluit kan ook buiten de vergadering worden genomen, maar dan moeten alle eigenaren voor zijn en moet het bestuur ervan weten. In een kleine VvE kan dat soms handig zijn.

Bron: artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek, van toepassing via artikel 5:125 lid 3. Zie wetten.overheid.nl (Boek 5) en wetten.overheid.nl (Boek 2).

Zo verhoog je de opkomst

• Kies een datum en tijd die voor de meeste eigenaren past, en kondig die ruim van tevoren aan.
• Maak de agenda kort en duidelijk, met per punt wat er besloten moet worden.
• Stuur een volmachtformulier mee, zodat wie niet kan toch meetelt.
• Vraag eigenaren vooraf of ze komen. Dan weet je op tijd of het quorum in gevaar is.
• Zet de stukken online, zodat iedereen ze vooraf kan lezen.

Na de vergadering

Noteer in de notulen hoeveel stemmen er aanwezig of vertegenwoordigd waren en of het quorum is gehaald. Dan is later duidelijk dat de besluiten geldig zijn genomen. Lees ook notulen van de ALV: een voorbeeld.

Lukt het niet om genoeg eigenaren bij elkaar te krijgen? Soms kan een besluit ook buiten de vergadering. Lees Een VvE-besluit nemen zonder vergadering.

Veelgestelde vragen

Wat is een quorum bij een ALV van de VvE?

Een quorum is het minimum aantal stemmen dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldig te besluiten. Hoe hoog dat is, verschilt per reglement.

Staat het quorum van een VvE in de wet?

Nee, de wet regelt geen algemeen quorum voor de VvE. Het quorum en de regels voor een tweede vergadering staan in jullie splitsingsreglement.

Wat gebeurt er als het quorum niet wordt gehaald?

Dan kan de vergadering over sommige of alle punten niet besluiten. Veel reglementen regelen dan een tweede vergadering, waarin wel mag worden besloten ongeacht het aantal aanwezige stemmen.

Tellen volmachten mee voor het quorum?

Ja, het gaat om stemmen die aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Stuur daarom een volmachtformulier mee, zodat wie niet kan toch meetelt.

Kan een VvE besluiten zonder vergadering?

Ja, maar dan moeten alle eigenaren voor zijn en moet het bestuur ervan weten. In een kleine VvE kan dat soms handig zijn.