ALV-oproep maken: op tijd en met een complete agenda

Wat krijg je?

• De ALV-planner: vul de datum van de ALV en jullie oproeptermijn in. Je ziet de laatste dag om de oproep te versturen en wanneer agenda en stukken klaar moeten zijn. Met een agendabestand.
• De ALV-agendamaker: kies de agendapunten en vul datum, tijd en plaats in. Je krijgt meteen een nette uitnodiging met agenda om te printen of te kopiëren.
• Een model-oproep met agenda in Word en pdf: twaalf vaste agendapunten, de stukken bij ieder punt, voorbeeldteksten voor de besluiten en een checklist om de oproep compleet te versturen.

Zo gebruik je het

1. Zoek in jullie splitsingsreglement de oproeptermijn op, en of oproepen per e-mail mag.
2. Reken met de ALV-planner terug naar de laatste dag om de oproep te versturen.
3. Maak de uitnodiging met de agendamaker of het Word-model. Schrijf bij ieder besluit de letterlijke tekst, met bedrag, offerte en leverancier.
4. Stuur de stukken en een volmachtformulier mee.

Voor wie is dit?

Voor de voorzitter of secretaris die de jaarvergadering voorbereidt, en voor eigenaren van een slapende VvE die voor het eerst weer een vergadering willen houden. De hulp werkt voor een kleine VvE met een paar woningen en voor een groot gebouw. Hebben jullie een beheerder, dan kun je er de oproep van de beheerder mee nalopen.

Goed om te weten

De wet noemt geen vast aantal dagen voor de oproep. De statuten in het splitsingsreglement regelen hoe de vergadering wordt bijeengeroepen. Zowel het bestuur als de voorzitter van de vergadering mag de ALV bijeenroepen.

Bron: artikel 5:112 lid 2 onder d en artikel 5:127 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl (Boek 5).

Meer uitleg staat in Oproeptermijn en agenda van de ALV.