Gratis notulen-sjabloon: leg elk ALV-besluit goed vast

Wat krijg je?

• Een opzet voor de notulen met alle vaste agendapunten en een tabel voor de actiepunten.
• Een ingevuld voorbeeld voor een verzonnen VvE.
• Een begeleidende brief om de notulen rond te sturen, met de termijn van één maand om een besluit aan te vechten.

Wat moet er in de notulen?

• Naam van de VvE, datum, tijd en plaats.
• Wie de vergadering leidde en wie notuleerde.
• Het aantal aanwezige en vertegenwoordigde stemmen, en of het quorum gehaald is.
• Elk besluit letterlijk, met de uitslag van de stemming.
• De actiepunten: wie doet wat, en wanneer.

Voor wie is dit?

Voor de secretaris of notulist van de VvE, en voor iedere eigenaar die op een vergadering de notulen opschrijft. Ook handig als je de notulen van een beheerder wilt nalopen.

Zo gebruik je het

1. Neem het sjabloon mee naar de vergadering, op papier of op je laptop.
2. Noteer per agendapunt een korte samenvatting en elk besluit letterlijk, met bedrag, offerte en leverancier.
3. Schrijf bij elke stemming het aantal stemmen voor, tegen en onthouding. Werken jullie met breukdelen, noteer dan stemmen en geen personen.
4. Stuur de concept-notulen binnen een paar weken rond met de begeleidende brief.
5. Laat de volgende vergadering de notulen vaststellen. Pas dan zijn het de officiële notulen.

Goed om te weten

De wet schrijft voor een VvE geen vaste inhoud van de notulen voor. Kijk wel in jullie reglement. Het bestuur houdt een administratie bij en bewaart de stukken zeven jaar. Bewaar notulen bij voorkeur langer, met de presentielijst en de volmachten erbij.

Bron: artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek, van toepassing op de VvE via artikel 5:124 lid 2. Zie wetten.overheid.nl (Boek 2).

Notulen zonder namen van eigenaren zijn beter voor de privacy: noem de woning. Meer in Notulen van de ALV: wat moet erin?