Een goede notulist: notulen die discussie voorkomen

Waarom notulen zo belangrijk zijn

Notulen zijn het geheugen van de VvE. Ze laten zien welke besluiten de vergadering heeft genomen, met welke meerderheid en op basis van welke stukken. Als er later onenigheid is, bijvoorbeeld over een rekening of een verbouwing, kijkt iedereen naar de notulen. Ook kopers van een woning vragen er vaak naar.

Verslag of besluitenlijst?

Je hoeft niet elk woord op te schrijven. Voor de meeste VvE’s werkt een kort verslag per agendapunt het best, met daaronder het besluit. Vat de discussie samen: welke argumenten waren er? Namen zijn daarbij meestal niet nodig. Het besluit zelf schrijf je juist heel precies op. Een besluitenlijst zonder verslag is korter, maar later weet niemand meer waarom iets besloten is.

Wat moet er in de notulen?

• datum, tijd en plaats van de vergadering;
• wie er aanwezig waren en wie met een volmacht vertegenwoordigd waren;
• of het quorum gehaald is;
• wie de vergadering leidde en wie notuleerde;
• per agendapunt een korte samenvatting;
• de besluiten, met de uitslag van de stemming;
• de actiepunten: wie doet wat, en wanneer.

Zo noteer je een besluit

Schrijf een besluit zo op dat iemand die er niet bij was precies begrijpt wat er is afgesproken. Vergelijk:

• Vaag: “De vergadering is akkoord met het schilderwerk.”
• Duidelijk: “De vergadering besluit het schilderwerk van de kozijnen aan de voorkant te laten uitvoeren door schildersbedrijf A, volgens offerte 2026-14 van € 18.000 inclusief btw, te betalen uit het reservefonds. Uitslag: 640 stemmen voor, 120 tegen en 40 onthoudingen.”

Noteer bij een stemming het aantal stemmen voor en tegen, en de onthoudingen. Werkt jullie VvE met breukdelen, schrijf dan het aantal stemmen op, niet het aantal mensen.

De rol van de voorzitter

De notulist kan het niet alleen. Een goede voorzitter vat na elk agendapunt samen wat er besloten is en noemt bij een stemming duidelijk de uitslag. Spreek vooraf af dat de voorzitter dat doet. Dan hoeft de notulist niet te raden wat de conclusie was, en kan iedereen in de zaal meteen zeggen als het niet klopt.

Tips voor de notulist

• Neem de agenda als basis en maak vooraf een sjabloon met alle agendapunten.
• Vraag bij een besluit hardop: “Zal ik het zo opschrijven?” Dan is iedereen het eens over de tekst.
• Werk de notulen binnen een week uit, nu je het nog weet.
• Houd je eigen mening erbuiten. De notulist legt vast en doet niet mee aan de discussie.
• Laat het bestuur de concept-notulen eerst nakijken op fouten.
• Schrijf getallen en bedragen altijd voluit, met de eenheid erbij, zoals € 18.000 inclusief btw.

Vaststellen en bewaren

Meestal stuurt het bestuur de concept-notulen na de vergadering rond. In de volgende ALV worden ze vastgesteld: de vergadering zegt dat het verslag klopt, eventueel met correcties. Pas dan zijn het de officiële notulen. Komen er correcties, schrijf dan in de notulen van die volgende vergadering op wat er is aangepast. Sommige reglementen hebben hier eigen regels voor, bijvoorbeeld een termijn waarbinnen de notulen verstuurd moeten worden.

Bewaar alle vastgestelde notulen op één vaste plek, samen met de stukken die erbij horen. Zo kan een nieuw bestuurslid terugzoeken wat er eerder is besloten. Niemand hoeft dan te zoeken in oude mailboxen van vorige bestuurders.

Lees ook: Privacy in de VvE: de AVG, notulen en de ledenlijst

Veelgestelde vragen

Wat moet er in de notulen van een VvE-vergadering staan?

Datum, tijd en plaats, wie er aanwezig of vertegenwoordigd waren, of het quorum gehaald is en wie leidde en notuleerde. Daarnaast per agendapunt een samenvatting, de besluiten met uitslag en de actiepunten.

Moet je in VvE-notulen alles woordelijk opschrijven?

Nee. Een kort verslag per agendapunt met daaronder het besluit werkt meestal het best. Het besluit zelf schrijf je juist heel precies op.

Hoe noteer je een stemuitslag in de notulen?

Noteer het aantal stemmen voor en tegen en de onthoudingen. Werkt jullie VvE met breukdelen, schrijf dan het aantal stemmen op, niet het aantal mensen.

Wanneer zijn VvE-notulen officieel?

Pas als de volgende ALV ze heeft vastgesteld, eventueel met correcties. Schrijf de correcties in de notulen van die volgende vergadering.

Binnen hoeveel tijd moet je de notulen uitwerken?

Werk ze binnen een week uit, nu je het nog weet. Sommige reglementen hebben een eigen termijn voor het versturen.