Notulen van de ALV: wat moet erin? Met voorbeeld

Wat moet er minimaal in?

De wet schrijft voor een VvE geen vaste inhoud voor. Vaak staat er wel iets over in het reglement. Deze punten horen er in de praktijk altijd in:

• naam van de VvE, datum, tijd en plaats;
• wie de vergadering leidde en wie notuleerde;
• het aantal aanwezige en vertegenwoordigde stemmen, en of het quorum gehaald is;
• per agendapunt een korte samenvatting;
• elk besluit, letterlijk, met de uitslag van de stemming;
• de actiepunten: wie doet wat, en wanneer.

Hoe je die tekst helder opschrijft, lees je in Een goede notulist.

Voorbeeld van een opzet

Hieronder een voorbeeld voor een verzonnen VvE. Namen van eigenaren zijn niet nodig: je noemt de woning.

Notulen algemene ledenvergadering VvE Voorbeeldhof (fictief)
Datum: 14 april, 19.30 uur, in de gemeenschappelijke ruimte.
Voorzitter: de voorzitter van het bestuur. Notulist: de secretaris.
Aanwezig: 9 van de 12 woningen, plus 2 met een volmacht. Samen 820 van de 1.000 stemmen. Het quorum is gehaald.

1. Opening. De voorzitter opent om 19.32 uur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2. Notulen vorige vergadering. Vastgesteld met één correctie: bij punt 5 stond € 1.200 in plaats van € 1.250.
3. Jaarrekening en kascommissie. De kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en geen fouten gevonden. Besluit: de jaarrekening wordt vastgesteld en het bestuur krijgt decharge. Uitslag: 820 voor, 0 tegen.
4. Begroting en bijdrage. Besluit: de begroting wordt vastgesteld. De bijdrage stijgt per 1 juli met 4%. Uitslag: 700 voor, 120 tegen.
5. Schilderwerk. Twee offertes besproken. Besluit: opdracht aan schildersbedrijf B volgens offerte 2026-07 van € 16.500 inclusief btw, te betalen uit het reservefonds. Uitslag: 740 voor, 40 tegen, 40 onthouding.
6. Rondvraag. Een vraag over de fietsenstalling. De secretaris zoekt uit wat een extra rek kost.
7. Sluiting om 21.05 uur.

Actiepunten

• Opdracht schilderwerk versturen. Penningmeester, voor 1 mei.
• Prijs extra fietsenrek opvragen. Secretaris, voor de volgende vergadering.

Veelgemaakte fouten

• Alleen “akkoord” opschrijven, zonder bedrag, offerte of leverancier.
• Het aantal mensen noteren in plaats van het aantal stemmen, terwijl de VvE met breukdelen werkt.
• Geen actiepunten, of actiepunten zonder naam van een rol en zonder datum.
• De notulen pas vlak voor de volgende vergadering rondsturen, als niemand het zich nog herinnert.
• Persoonlijke opmerkingen over bewoners in de notulen zetten. Houd het zakelijk.

Vaststellen

Stuur de concept-notulen binnen een paar weken rond. In de volgende vergadering stelt de ALV ze vast, eventueel met correcties. Pas dan zijn het de officiële notulen. Sommige reglementen hebben hier een eigen termijn of werkwijze voor.

Bewaren

Het bestuur moet een administratie bijhouden en die stukken zeven jaar bewaren. Bewaar notulen bij voorkeur nog langer, met de presentielijst en de volmachten erbij. Oude besluiten, bijvoorbeeld over een verbouwing of een kostenverdeling, blijven vaak jaren belangrijk.

Bron: artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek, van toepassing op de VvE via artikel 5:124 lid 2. Zie wetten.overheid.nl (Boek 2) en wetten.overheid.nl.

Lees ook: Privacy in de VvE: de AVG, notulen en de ledenlijst

Veelgestelde vragen

Wat moet er minimaal in de notulen van een ALV?

Naam van de VvE, datum, tijd en plaats; wie de vergadering leidde en wie notuleerde; het aantal aanwezige en vertegenwoordigde stemmen en of het quorum gehaald is; per agendapunt een korte samenvatting; elk besluit letterlijk met de uitslag; en de actiepunten.

Schrijft de wet voor wat er in de notulen staat?

Nee, voor een VvE schrijft de wet geen vaste inhoud voor. Vaak staat er wel iets over in het reglement.

Moeten de namen van eigenaren in de notulen?

Dat is niet nodig. Je kunt de woning noemen in plaats van de naam. Zet geen persoonlijke opmerkingen over bewoners in de notulen.

Wanneer zijn de notulen officieel?

Als de volgende vergadering ze heeft vastgesteld, eventueel met correcties. Stuur de concept-notulen daarom binnen een paar weken rond.

Hoe lang moet de VvE notulen bewaren?

Het bestuur moet de administratie zeven jaar bewaren. Bewaar notulen bij voorkeur langer, met de presentielijst en de volmachten erbij, omdat oude besluiten vaak jaren belangrijk blijven.