Bestuurswissel in de VvE: zo draag je het bestuur goed over

Kort antwoord

De vergadering van eigenaars, de ALV, benoemt het bestuur en kan een bestuurder altijd weer ontslaan. Na het besluit geef je de wissel uiterlijk een week nadat hij ingaat door aan de KvK. Daarna past de bank aan wie er bij de rekening mag. Het oude bestuur geeft de stukken, het archief en de toegang over. In de jaarvergadering kan de ALV het oude bestuur decharge geven.

Bron: artikel 5:131 lid 2 Burgerlijk Wetboek en artikel 20 lid 2 Handelsregisterwet 2007. Zie wetten.overheid.nl (Boek 5) en wetten.overheid.nl (Handelsregisterwet 2007).

Wie beslist over het bestuur?

Een VvE heeft één bestuurder, tenzij de statuten zeggen dat er meer zijn. Dan mag ieder van hen de VvE vertegenwoordigen, tenzij de statuten iets anders zeggen. De statuten staan in jullie splitsingsreglement. De ALV benoemt het bestuur en kan een bestuurder altijd schorsen of ontslaan. Een bestuurder hoeft geen eigenaar te zijn.

Stopt iedereen tegelijk? Dan neemt de voorzitter van de vergadering de taak over, tenzij de statuten of de ALV iets anders regelen. Spreek dus af dat wie stopt, aanblijft tot er een opvolger is.

Bron: artikel 5:131 leden 1 en 2 en artikel 5:133 lid 1 Burgerlijk Wetboek.

Stap 1: zet de wissel op de agenda

Zet de benoeming als apart punt op de agenda, met de namen van de kandidaten en wie er stopt per welke datum. Dan weten de eigenaren waarover ze stemmen, ook als ze iemand een volmacht geven. Kijk ook of het reglement een rooster van aftreden of een vaste zittingstermijn heeft. Hoe je de oproep regelt, lees je in De ALV voorbereiden: agenda, termijnen en volmachten.

Stap 2: leg het besluit goed vast

Schrijf in de notulen wie er is benoemd, wie er stopt en vanaf welke datum. Noteer ook de functies, en of een bestuurder alleen mag tekenen of samen met een ander. Laat de notulen ondertekenen en bewaar de getekende presentielijst. Die heeft de KvK nodig als je de wissel per post doorgeeft. Zie ook Notulen van de ALV: wat moet erin? en, voor de functies, Taken van voorzitter, secretaris en penningmeester.

Stap 3: binnen een week naar de KvK

Iedere bestuurder moet ervoor zorgen dat de gegevens van de VvE in het Handelsregister kloppen. Een wissel geef je uiterlijk een week nadat hij ingaat door. Meestal is dat de dag van het besluit, tenzij de ALV een latere datum noemt. Zolang hij niet is ingeschreven, kan de VvE zich er tegenover buitenstaanders die van niets weten niet op beroepen. Voor een bank of leverancier telt dan nog het oude bestuur.

1. Een bestuurder die al bij de KvK staat, logt in bij Mijn KVK en schrijft de nieuwe bestuurders in. Zij ondertekenen online met DigiD.
2. Pas als dat klaar is, schrijf je de oude bestuurders uit.
3. Staat er niemand meer ingeschreven die dit online kan doen? Dan gaat het per post met formulier 22 van de KvK, met de getekende notulen en de presentielijst.
4. Kijk daarna in het uittreksel of alles klopt.

Van iedere nieuwe bestuurder vraagt de KvK onder meer het burgerservicenummer en een kopie van het identiteitsbewijs. De actuele stappen staan op kvk.nl. Meer lees je in De VvE inschrijven bij de KvK.

Bron: artikel 18 lid 1, artikel 19 lid 1, artikel 20 lid 2 en artikel 25 lid 1 Handelsregisterwet 2007; KvK, Bestuurswissel doorgeven (gecontroleerd op 3 november 2026).

Stap 4: de bank en het geld

De rekening staat op naam van de VvE. Je hoeft dus niet van rekening te wisselen; je past alleen aan wie er bij mag. De bank kijkt daarvoor in het Handelsregister, dus dit komt na de KvK. Laat daarna de oude bestuurders van de rekening halen, met hun pas en inlogmiddelen. Zie Een bankrekening voor de VvE openen.

Maak op de dag van de overdracht samen een overzicht van de saldi, de openstaande facturen, de bijdragen die nog betaald moeten worden en de lopende incasso's. Laat het oude en het nieuwe bestuur het allebei tekenen. Deel nooit je persoonlijke bankinlog of codes met je opvolger.

Stap 5: de stukken en het archief

Het bestuur moet een administratie bijhouden en de boeken en stukken zeven jaar bewaren. Die taak gaat over op het nieuwe bestuur. Het oude bestuur geeft dus alles over, ook wat thuis of in een eigen mailbox staat. Digitaal bewaren mag, als alles compleet en leesbaar blijft.

Bron: artikel 2:10 leden 1, 3 en 4 Burgerlijk Wetboek, dat via artikel 5:124 lid 2 ook voor de VvE geldt.

• de akte van splitsing, het splitsingsreglement en een eventueel huishoudelijk reglement;
• de notulen, de besluitenlijst en de open actiepunten;
• de jaarrekeningen, begrotingen en verslagen van de kascommissie;
• het onderhoudsplan (MJOP), lopende offertes en opdrachten;
• contracten en verzekeringspolissen, met de data waarop je kunt opzeggen;
• de lijst van eigenaren met hun breukdelen of stemmen.

Zet alles op één plek die van de VvE is en niet van één persoon. Dan hoeft het bij de volgende wissel niet opnieuw.

Stap 6: toegang, wachtwoorden en sleutels

Maak een lijst van alles waar het bestuur op inlogt, zoals het e-mailadres van de VvE, de website of app en de portalen van leveranciers. Zet de toegang op naam van het nieuwe bestuur en verander de wachtwoorden. Geef ook de sleutels, tags en afstandsbedieningen van het bestuur over.

Contactgegevens van eigenaren zijn persoonsgegevens. Geef ze over via een beveiligde omgeving, niet in een gewone mail. Het oude bestuur gooit daarna eigen kopieën weg.

Stap 7: laat het iedereen weten

Laat de eigenaren weten wie het nieuwe bestuur is en hoe ze het bereiken. Meld de wissel ook aan de beheerder als jullie die hebben, aan de verzekeraar en aan vaste leveranciers, zoals de schoonmaak of het liftbedrijf. Plan een inwerkgesprek, zodat lopende afspraken niet vergeten worden. Gaat ook het beheer anders? Lees dan Overstappen van VvE-beheerder of zelf gaan beheren.

Decharge voor het oude bestuur

Het bestuur legt elk jaar in de ALV verantwoording af met een verslag en de jaarrekening. Na goedkeuring kan de ALV in een apart besluit het bestuur decharge geven voor het beleid dat uit die stukken blijkt. De wet regelt de verantwoording; decharge is een besluit van de vergadering zelf. Wat er niet in stond, valt erbuiten. Wisselt het bestuur halverwege het jaar? Spreek dan af wie de cijfers over dat jaar maakt. Meer lees je in Decharge verlenen aan het bestuur.

Bron: artikel 2:48 lid 1 Burgerlijk Wetboek (verantwoording), dat via artikel 5:135 voor de VvE geldt.

Tijdpad in het kort

• Vóór de ALV: kandidaten op de agenda en de overdrachtsmap klaar.
• Op de ALV: besluit, functies en tekenbevoegdheid in de notulen.
• In de eerste week: de wissel naar de KvK.
• Daarna: de bank en het getekende overzicht van het geld.
• In de eerste maand: archief, toegang, wachtwoorden en iedereen informeren.
• In de jaarvergadering: verantwoording en decharge.

Wil je alles afvinken? Gebruik de gratis checklist voor de bestuursoverdracht en print hem.

Veelgestelde vragen

Moet een VvE-bestuurder eigenaar zijn?

Nee. De vergadering van eigenaars mag ook iemand van buiten benoemen. Kijk wel of jullie reglement er iets over zegt.

Hoe snel moet een bestuurswissel naar de KvK?

Uiterlijk een week nadat de wissel ingaat. Meestal is dat de dag van het besluit van de vergadering. Iedere bestuurder is daarvoor verantwoordelijk.

Moeten we een nieuwe bankrekening openen?

Nee. De rekening staat op naam van de VvE. Je past alleen aan wie er bevoegd is, nadat de KvK de wissel heeft ingeschreven.

Wat doen we als het oude bestuur de stukken niet overdraagt?

De stukken zijn van de VvE. Vraag ze schriftelijk op met een datum. Lukt het niet, bespreek het in de vergadering en vraag zo nodig juridisch advies.

Kan een bestuurder na zijn vertrek nog worden aangesproken?

Voor zijn eigen periode wel, bij onbehoorlijk bestuur waarvan hem een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Decharge geeft kwijting voor het beleid dat uit de jaarstukken bleek.