Overstappen van VvE-beheerder of zelf gaan beheren: zo pak je het aan

Wie beslist?

Een beheerder werkt in opdracht van de VvE. Soms is de beheerder ook als bestuurder benoemd. De vergadering van eigenaars benoemt het bestuur en kan een bestuurder op elk moment schorsen of ontslaan. Is de beheerder bestuurder, dan beslist dus de vergadering over zijn vertrek. Is hij alleen ingehuurd, dan gaat het om het opzeggen van een contract. Leg het besluit hoe dan ook vast in de ALV, zodat duidelijk is wat de eigenaren willen.

Bron: artikel 5:131 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Stap 1: lees het contract

Kijk naar de opzegtermijn, de einddatum en wat de beheerder moet doen bij het einde van de opdracht. Staan er kosten voor de overdracht in? Zo weet je op welke datum je realistisch kunt overstappen.

Stap 2: kies de nieuwe vorm

• Een andere beheerder. Vraag een paar offertes op en vergelijk wat ze precies doen.
• Zelf beheren. Het bestuur doet het werk zelf, eventueel met losse hulp voor de boekhouding of het onderhoudsplan. Lees VvE zelf beheren.
• Een mix. Zelf het dagelijkse werk, een beheerder alleen voor de financiën.

Stap 3: besluit in de ALV

Zet op de agenda: het opzeggen van de huidige beheerder, de keuze voor de nieuwe vorm, en zo nodig de benoeming van een nieuw bestuur. Benoem ook wie de overdracht regelt.

Stap 4: de overdracht

Het bestuur moet een administratie bijhouden waaruit altijd blijkt wat de VvE heeft en moet, en de stukken zeven jaar bewaren. Zorg dus dat alles meekomt:

• de akte van splitsing, het reglement en eventueel het huishoudelijk reglement;
• de ledenlijst met contactgegevens;
• de financiële administratie, de jaarrekeningen en de begroting;
• de bankrekeningen, ook die van het reservefonds, en de bevoegdheden daarop;
• het meerjarenonderhoudsplan, de onderhoudscontracten en de verzekeringspolissen;
• de notulen en besluiten van de afgelopen jaren;
• lopende meldingen, offertes en schades.

Bron: artikel 2:10 leden 1 en 3 Burgerlijk Wetboek, van toepassing via artikel 5:124 lid 2. Zie wetten.overheid.nl (Boek 5) en wetten.overheid.nl (Boek 2).

Stap 5: de eerste maanden

• Laat de bevoegdheden op de bankrekening en de inschrijving bij de KvK aanpassen.
• Laat eigenaren weten waar ze voortaan met meldingen terechtkunnen.
• Controleer of de verzekeringen en contracten doorlopen.
• Vraag de kascommissie of een boekhouder om de overgedragen cijfers te controleren.

Veelgemaakte fouten

• Te laat beginnen. Een opzegtermijn van een paar maanden is snel voorbij. Begin ruim voor de einddatum.
• Geen overlap. Spreek af wie de lopende meldingen en betalingen doet in de laatste weken.
• Alleen de papieren. Vraag ook de digitale bestanden en de inloggegevens van portalen op, bijvoorbeeld van de bank of het onderhoudsplan.
• Niemand verantwoordelijk. Wijs in de ALV één persoon aan die de overdracht bewaakt.

Een goede tip

Maak een lijst van wat je verwacht te krijgen en vink af wat binnen is. Ontbreekt er iets, vraag het dan schriftelijk op, met een datum.

Veelgestelde vragen

Wie beslist over het vertrek van de VvE-beheerder?

Is de beheerder als bestuurder benoemd, dan beslist de vergadering van eigenaars. Is de beheerder alleen ingehuurd, dan gaat het om het opzeggen van een contract. Leg het besluit hoe dan ook vast in de ALV.

Wat moet je eerst controleren in het contract?

De opzegtermijn, de einddatum en wat de beheerder moet doen bij het einde van de opdracht. Kijk ook of er kosten voor de overdracht in staan.

Welke stukken moet de beheerder overdragen?

Onder andere de akte van splitsing en het reglement, de ledenlijst, de financiële administratie, de bankrekeningen, het onderhoudsplan, contracten en polissen, notulen en besluiten, en lopende meldingen en offertes. Vraag ook digitale bestanden en inloggegevens van portalen op.

Kunnen we ook zelf gaan beheren?

Ja. Het bestuur kan het werk zelf doen, eventueel met losse hulp voor de boekhouding of het onderhoudsplan. Een mix kan ook: zelf het dagelijkse werk en een beheerder alleen voor de financiën.

Wat regel je in de eerste maanden na de overstap?

Laat de bevoegdheden op de bankrekening en de inschrijving bij de KvK aanpassen, vertel eigenaren waar ze met meldingen terechtkunnen, controleer of verzekeringen en contracten doorlopen en laat de overgedragen cijfers controleren.