Decharge verlenen aan het bestuur

Wat is decharge?

Decharge is een ander woord voor kwijting. De vergadering van eigenaars zegt ermee tegen het bestuur: wij hebben gezien hoe jullie het afgelopen boekjaar het geld en het beheer hebben geregeld, en wij keuren dat goed. Daarmee geeft de VvE haar recht op om het bestuur later nog aan te spreken op dat beleid, voor zover het uit de stukken bekend was.

Decharge is dus een besluit van de VvE over haar eigen bestuur, per boekjaar. Voor vrijwillige bestuurders is dat belangrijk: zij nemen onbetaald beslissingen over veel geld. Wat de vergadering heeft gezien en goedgekeurd, komt niet jaren later alsnog op hun bord. Hoe de aansprakelijkheid van bestuurders in elkaar zit, lees je in Aansprakelijkheid en vergoeding van het VvE-bestuur.

Wat zegt de wet en het reglement?

De wet regelt decharge voor een VvE niet apart. Wel staat in artikel 2:9 van het Burgerlijk Wetboek dat een bestuurder zijn taak behoorlijk moet vervullen en aansprakelijk is bij onbehoorlijk bestuur, als hem een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Via artikel 5:124 lid 2 geldt dat ook voor het bestuur van een VvE. Volgens artikel 2:48, dat via artikel 5:135 voor de VvE geldt, legt het bestuur elk jaar de balans en de staat van baten en lasten met toelichting ter goedkeuring voor, en controleert een kascommissie die stukken als er geen accountant is.

De eigenlijke regel over decharge staat in het splitsingsreglement. Het Modelreglement 2017 zegt in artikel 16.2: na de goedkeuring van de jaarrekening besluit de vergadering over de decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid, voor zover dat uit de jaarrekening blijkt. Oudere modelreglementen hebben niet altijd zo'n bepaling. Ook dan kan de vergadering decharge verlenen, als gewoon besluit met een gewone meerderheid. Kijk wat jullie reglement zegt.

Bron: artikel 2:9 Burgerlijk Wetboek, van toepassing via artikel 5:124 lid 2; artikel 2:48, van toepassing via artikel 5:135; artikel 16.2 van het Modelreglement 2017 (pdf, KNB). Praktische toelichtingen: VvE Belang over de kascommissie en Nederlandvve.nl over decharge.

Wanneer verleen je decharge?

Decharge komt aan het eind van een vaste volgorde op de jaarvergadering:

1. Het bestuur legt de jaarrekening voor: balans, exploitatierekening met de begroting ernaast, en een toelichting. Volgens het Modelreglement 2017 binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Zie VvE-boekhouding zelf doen: wat moet er in de jaarrekening?
2. De kascommissie brengt verslag uit. Zij heeft de boeken en bankafschriften gecontroleerd en adviseert vaak om de jaarrekening goed te keuren en decharge te verlenen. De vergadering beslist. Lees De kascommissie: wat doet ze en hoe pak je het aan.
3. De vergadering keurt de jaarrekening goed. Een besluit over de cijfers: zijn ze volledig en juist?
4. De vergadering besluit over decharge. Een apart besluit over het beleid: is er verantwoord met het geld en het gebouw omgegaan?

Houd die laatste twee uit elkaar. Je kunt de jaarrekening goedkeuren omdat de cijfers kloppen, en toch geen decharge verlenen omdat het bestuur bijvoorbeeld een grote opdracht gaf zonder besluit van de vergadering. Voor beide is een gewone meerderheid genoeg, tenzij jullie reglement anders zegt.

Wat dekt decharge wel en niet?

Decharge is geen vrijbrief. De grens is wat de vergadering kon weten uit de jaarrekening, de toelichting en het verslag van de kascommissie.

Wel gedekt

• Uitgaven die in de jaarrekening staan en zijn toegelicht, ook als ze achteraf niet handig waren.
• Beslissingen waarvan de vergadering wist, bijvoorbeeld uit de notulen of het bestuursverslag.
• Een tegenvaller waarover het bestuur open is geweest, zoals een duurdere reparatie dan begroot.

Niet gedekt

• Wat verzwegen is. Een lening, factuur of schade die niet in de stukken staat, valt buiten de decharge. Daar kan de VvE het bestuur later alsnog op aanspreken.
• Opzet en fraude. Wie geld wegneemt of de cijfers bewust mooier maakt, krijgt geen bescherming van een besluit dat op die cijfers is gebaseerd.
• Claims van buiten. Een aannemer, de bank of de Belastingdienst is niet gebonden aan een besluit van de VvE. Een derde kan een bestuurder ook na decharge aanspreken.
• De beheerder. Een externe beheerder werkt op contract en valt niet onder de decharge van het bestuur, tenzij de beheerder zelf formeel het bestuur is.

In de rechtspraak over verenigingen en vennootschappen geldt decharge alleen voor wat uit de jaarstukken blijkt of wat de vergadering vóór het besluit op een andere manier is meegedeeld. Of een rechter dat bij een VvE precies zo toepast, hangt van het geval af. Ga er niet van uit dat decharge méér dekt dan de stukken laten zien.

Zo leg je decharge goed vast

1. Apart agendapunt op de uitnodiging. Bijvoorbeeld: "7. Goedkeuring jaarrekening 2026" en "8. Decharge van het bestuur over het boekjaar 2026". Zie De ALV voorbereiden: agenda, termijnen en volmachten.
2. Stukken meesturen. Jaarrekening, toelichting en verslag van de kascommissie gaan met de uitnodiging mee. Decharge zonder stukken is weinig waard.
3. Kascommissie eerst aan het woord. Haar verslag en advies komen in de notulen.
4. Twee aparte stemmingen. Eerst de goedkeuring van de jaarrekening, dan de decharge. Noteer per besluit voor, tegen en onthouding.
5. In de notulen. Bijvoorbeeld: "De vergadering verleent het bestuur decharge voor het gevoerde beleid over het boekjaar 2026, zoals dat blijkt uit de jaarrekening en de toelichting." Noem welke bestuurders het betreft, zeker na een wisseling. Zie Notulen van de ALV: wat moet erin? Met voorbeeld.

Bestuurders die zelf eigenaar zijn, mogen meestemmen over hun eigen decharge, tenzij het reglement dat uitsluit. Het staat netjes om je te onthouden; noteer dat dan ook.

Wat als de vergadering geen decharge verleent?

Dan verandert er direct niets. Het bestuur blijft in functie en blijft aansprakelijk voor het beleid van dat jaar, zoals het dat vóór het besluit ook was. Meestal is het een signaal dat eigenaren vragen hebben. Pak dat zo op:

• Vraag wat er ontbreekt. Een onduidelijke post, een ontbrekende factuur, een besluit buiten de vergadering? Laat het concreet maken en noteer het.
• Laat de kascommissie extra onderzoek doen en op een extra vergadering verslag uitbrengen.
• Leg het opnieuw voor. Zijn de vragen beantwoord, dan kan de vergadering later alsnog decharge verlenen, eventueel over meerdere jaren tegelijk.
• Is het ernstig? Bij een vermoeden van fraude of grove fouten kan de vergadering het bestuur schorsen of ontslaan en een nieuw bestuur benoemen. Een bestuurder aansprakelijk stellen is een apart besluit; win dan juridisch advies in. Zie Geschil in de VvE oplossen: van gesprek tot kantonrechter.

Een eigenaar die het niet eens is met een verleende decharge, kan het besluit binnen een maand bij de kantonrechter laten toetsen. Lees Een VvE-besluit aanvechten: wanneer kan het en hoe snel moet je zijn?

Checklist

• De jaarrekening met toelichting is met de uitnodiging meegestuurd.
• Het verslag van de kascommissie staat in de notulen.
• Goedkeuring van de jaarrekening en decharge zijn aparte agendapunten en stemmingen.
• De notulen noemen de uitslag, het boekjaar en de bestuurders waarvoor de decharge geldt.
• Open vragen zijn opgeschreven, met wie ze beantwoordt en wanneer.

Veelgestelde vragen

Is decharge verplicht?

Nee. Het Modelreglement 2017 zegt dat de vergadering erover besluit, niet dat ze het moet verlenen. In oudere reglementen staat er soms niets over; ook dan mag de vergadering het verlenen of weigeren.

Betekent goedkeuring van de jaarrekening automatisch decharge?

Dat wordt verschillend uitgelegd. Sommige bronnen zeggen dat goedkeuring stilzwijgend decharge inhoudt. Het Modelreglement 2017 maakt er twee besluiten van. Voor gewone verenigingen zegt artikel 2:49 lid 3 dat vaststelling van de jaarrekening géén kwijting inhoudt, maar dat artikel is niet van toepassing verklaard op de VvE. Neem daarom altijd een apart besluit, dan is er geen discussie.

Geldt decharge ook voor bestuurders die tussentijds zijn gestopt?

Alleen als de vergadering dat besluit. Noem de vertrokken bestuurder en de periode uitdrukkelijk in het besluit.

Hebben we met decharge nog een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering nodig?

Ja. Decharge beschermt alleen tegen claims van de VvE zelf en alleen voor wat bekend was. Een verzekering dekt ook claims van buiten en fouten die later blijken. Lees Verzekeringen van een VvE: opstal, aansprakelijkheid en bestuurders.

Wat gebeurt er als de VvE geen decharge verleent?

Dan verandert er direct niets: het bestuur blijft in functie en blijft aansprakelijk voor dat jaar. Vraag wat er ontbreekt en leg het later opnieuw voor.