De VvE inschrijven bij de KvK

Waarom is inschrijven verplicht?

Een VvE ontstaat automatisch op het moment dat een gebouw bij de notaris in appartementsrechten wordt gesplitst. Je hoeft haar niet apart op te richten. Maar je moet haar wél inschrijven. De Handelsregisterwet noemt de vereniging van eigenaars met naam als rechtspersoon die in het Handelsregister wordt ingeschreven. Iedere bestuurder is verplicht die opgave te doen, binnen een week nadat de VvE is ontstaan of het bestuur is benoemd. Kijk ook in jullie splitsingsakte en het splitsingsreglement: daar staat hoe het bestuur wordt benoemd en wie de VvE mag vertegenwoordigen.

Bron: artikel 6 lid 1 onder b, artikel 18 en artikel 20 Handelsregisterwet 2007. Zie de Handelsregisterwet 2007 op wetten.overheid.nl.

De KvK zegt het nog scherper: elke VvE moet worden ingeschreven, ook als één eigenaar alle appartementsrechten heeft. Niet inschrijven is een overtreding. Daar kan een boete op staan, en voor die boete zijn alle eigenaren samen aansprakelijk. In de praktijk merk je het vooral op een ander moment. Een bank opent geen rekening voor een VvE die niet is ingeschreven. En bij verkoop van een woning controleert de hypotheekverstrekker of de VvE in het register staat. Ontbreekt de inschrijving, dan kan de hypotheek van de koper vastlopen.

Bron: Hoe schrijf ik een vereniging van eigenaars in? op kvk.nl, bijgewerkt 6 juli 2026.

Wat heb je nodig?

Leg deze stukken klaar voordat je begint:

• De splitsingsakte. Is de VvE opgericht vóór 1 juli 2008? Dan vraagt de KvK een gewaarmerkte kopie, met op iedere pagina een paraaf van de bestuurder en op de laatste pagina een handtekening. Is de VvE opgericht na 1 juli 2008? Dan wil de KvK een origineel notarieel afschrift. Heb je de akte niet? Een kopie bestel je bij het Kadaster, of je vraagt haar op bij de notaris die de splitsing heeft gedaan.
• Het modelreglement. Dat hoef je niet mee te sturen. Op het formulier vink je aan welk modelreglement geldt. Alleen bij een eigen of aangepast reglement stuur je de volledige tekst mee.
• De bestuurders. Van iedere bestuurder een kopie van een geldig identiteitsbewijs.
• De benoeming. Een kopie van de getekende notulen van de vergadering waarin het bestuur is benoemd, plus de getekende presentielijst van de eigenaren die erbij waren. Hoe je die vergadering organiseert, lees je in Nieuwe VvE na splitsing: zo start je de vereniging goed.
• Een adres. De VvE krijgt een bezoekadres en eventueel een postadres, vaak het gebouw zelf of het adres van de voorzitter. Verandert het? Geef dat dan meteen door.

Zo schrijf je de VvE in

Na de splitsing kan de notaris de inschrijving voor je doen. Dat zit soms in het tarief van de splitsing, soms niet. Je kunt het ook zelf doen. Dat gaat zo:

1. Download op kvk.nl de formulieren voor een vereniging van eigenaars: formulier 5 om de VvE in te schrijven en formulier 22 om iedere bestuurder in te schrijven. Formulier 14 heb je alleen nodig als later het adres, telefoonnummer of e-mailadres verandert.
2. Vul de formulieren in en laat ze ondertekenen door de bestuurder(s).
3. Voeg de splitsingsakte, de kopieën van de identiteitsbewijzen, de notulen en de presentielijst toe.
4. Stuur alles per post naar het postadres van de KvK dat op het formulier staat. Een afspraak of bezoek aan een kantoor is voor een VvE niet nodig.
5. Je krijgt per post een bevestiging met het KvK-nummer en een rekening voor de inschrijfvergoeding.

De eenmalige inschrijfvergoeding is € 85,15. Wijzigingen later doorgeven, zoals een nieuw bestuur of een nieuw adres, is gratis.

Bron: Inschrijfvergoeding op kvk.nl, bijgewerkt 11 juni 2026. Controleer het actuele bedrag voordat je begroot.

Bewaar het KvK-nummer waar het hele bestuur het kan vinden. Je hebt het nodig bij de bank, de verzekeraar en de notaris. De start-wizard van Ledenhuis zoekt jullie VvE op KvK-nummer op en neemt de gegevens over.

Bestuurswissel doorgeven

Een nieuw bestuur telt pas voor de buitenwereld als het in het Handelsregister staat. Een bank past bevoegdheden pas aan nadat zij de nieuwe bestuurders in het register ziet. Geef een wissel daarom direct na de vergadering door:

1. Benoem het nieuwe bestuur in de vergadering van eigenaars. Hoe dat moet, staat in de splitsingsakte of het modelreglement. Leg het vast in getekende notulen met presentielijst.
2. Vul voor iedere nieuwe bestuurder formulier 22 in. Op hetzelfde formulier meld je het vertrek van de oude bestuurder.
3. Stuur het formulier op met een kopie van het identiteitsbewijs van iedere nieuwe bestuurder, de notulen en de presentielijst.
4. Controleer na twee weken het uittreksel. Klopt het niet, bel dan de KvK.

De nieuwe bestuurder mag dit zelf doen; een notaris kan het ook. Zijn de oude bestuurders onbereikbaar? Organiseer dan toch een vergadering, ontsla ze volgens de statuten en benoem een nieuw bestuur. Lees ook Een nieuw bestuur vinden: zo maak je het bestuurswerk lichter en Taken van voorzitter, secretaris en penningmeester in een VvE.

UBO: een VvE hoeft niets te registreren

Sinds 2020 moeten veel organisaties hun "uiteindelijk belanghebbenden" (UBO's) inschrijven in het UBO-register van de KvK. Dat geldt voor alle stichtingen en de meeste verenigingen. Een vereniging van eigenaars is daarvan vrijgesteld. De KvK schrijft letterlijk dat vve's geen UBO's inschrijven. Krijg je een brief of mail die zegt dat jullie VvE UBO's moet opgeven, controleer dan eerst of hij echt van de KvK komt.

Bron: Wat is een UBO? op kvk.nl, bijgewerkt 7 januari 2026, en de KvK-pagina over het inschrijven van een vve, bijgewerkt 6 juli 2026.

Let op het verschil met de bank. De bank is op grond van de Wwft verplicht zelf te vragen wie de belanghebbenden van de VvE zijn. Dat vul je in op een formulier van de bank. Dat is geen inschrijving in het UBO-register. Meer daarover lees je in Een bankrekening voor de VvE openen.

Slapende VvE zonder inschrijving

Veel oudere en kleine VvE's zijn nooit ingeschreven. Er is nooit vergaderd, er is geen bestuur en er is geen rekening. Toch bestaat de VvE, want het gebouw is gesplitst. De inschrijvingsplicht geldt dus ook. Je merkt het pas als iemand wil verkopen, als het dak lekt of als een eigenaar een lening wil voor onderhoud.

De oplossing is niet moeilijk, maar vraagt een paar stappen in de juiste volgorde. Roep alle eigenaren bij elkaar, benoem een bestuur en leg dat vast in notulen met presentielijst. Schrijf daarna de VvE en het bestuur in met formulier 5 en 22. Open dan een bankrekening en begin met een begroting en een reservefonds. Hoe je de eerste vergadering aanpakt en wat je doet met buren die niet meedoen, lees je in Een slapende VvE weer actief maken.

Twee bijzondere gevallen. Is het gebouw gesplitst vóór 1 december 1972 en noemt de akte geen vereniging? Dan hoeft er volgens de KvK geen VvE te worden ingeschreven. En uitschrijven kan pas als de splitsing bij de notaris is opgeheven; zolang het gebouw gesplitst is, blijft de VvE bestaan. Lees VvE opheffen als dat aan de orde is.

Checklist

• Splitsingsakte in de juiste vorm (gewaarmerkte kopie of notarieel afschrift).
• Modelreglement bekend; eigen reglement als volledige tekst erbij.
• Kopie identiteitsbewijs van iedere bestuurder.
• Getekende notulen van de benoeming en getekende presentielijst.
• Formulier 5 en formulier 22 ingevuld en ondertekend.
• Alles per post naar de KvK; € 85,15 begroot.
• KvK-nummer en uittreksel bewaard bij de documenten van de VvE.
• Afspraak gemaakt: bij iedere bestuurswissel binnen een week formulier 22 opsturen.

Lees ook: Belasting en de VvE: btw en vennootschapsbelasting

Veelgestelde vragen

Moet een VvE met twee woningen ook worden ingeschreven?

Ja. De grootte maakt niet uit. Ook een VvE waarvan één eigenaar alle appartementsrechten bezit, moet volgens de KvK worden ingeschreven.

Wat kost het inschrijven van een VvE?

De KvK rekent een eenmalige inschrijfvergoeding van € 85,15 (bron: kvk.nl, bijgewerkt 11 juni 2026). Laat je het door de notaris doen, dan komen daar diens kosten bij. Wijzigingen doorgeven is gratis.

Kan een eigenaar de VvE inschrijven als er geen bestuur is?

Nee. Alleen het bestuur is bevoegd om de VvE in te schrijven. Zonder bestuur moet je dus eerst een vergadering houden en een bestuur benoemen. Dat kan ook één persoon zijn.

Moet de VvE UBO's inschrijven?

Nee. Verenigingen van eigenaars zijn vrijgesteld van inschrijving in het UBO-register. De bank vraagt wel zelf naar de belanghebbenden bij het openen van een rekening.

Hoe snel moet een bestuurswissel in het register staan?

De wet vraagt opgave binnen een week na het feit. Doe het dus direct na de vergadering.

Waar vind ik of onze VvE al is ingeschreven?

Zoek op kvk.nl in het Handelsregister op de naam van de VvE of het adres van het gebouw.