Een VvE-besluit nemen zonder vergadering

Kan een VvE buiten de vergadering besluiten?

Ja. De vergadering van eigenaars is normaal de plek waar de VvE besluiten neemt. Daar geldt een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij het reglement iets anders zegt. Maar de wet kent ook een besluit zonder vergadering. Artikel 5:125 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek verklaart artikel 2:40 lid 2 van toepassing op de VvE. Dat artikel zegt: een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn ze niet in een vergadering bijeen, heeft dezelfde kracht als een besluit van de vergadering, mits het met voorkennis van het bestuur is genomen.

Er zijn dus drie eisen: iedereen die mag stemmen doet mee, iedereen is vóór, en het bestuur weet ervan. Mist er één, dan is er geen besluit.

Bron: artikel 5:125 lid 3 en 5:127 lid 1 Burgerlijk Wetboek en artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie artikel 125 Boek 5 op wetten.overheid.nl en artikel 40 Boek 2 op wetten.overheid.nl. Wij lazen de tekst op 23 oktober 2026.

Wat zegt het modelreglement?

Het Modelreglement 2017 regelt het in artikel 54.3: met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel waarmee alle stemgerechtigden schriftelijk, per e-mail of via een door de vergadering gekozen elektronisch communicatiemiddel hebben ingestemd. E-mail is dus uitdrukkelijk toegestaan. Oudere modelreglementen hebben vaak een vergelijkbare bepaling, maar de tekst en het artikelnummer verschillen. Een splitsingsakte kan ook van het model afwijken. Kijk daarom altijd in jullie eigen splitsingsreglement welk artikel voor jullie geldt.

Let op het verschil met stemmen in de vergadering. In de vergadering geldt een meerderheid. Buiten de vergadering is dat niet genoeg: één eigenaar die tegen is of niet reageert, en het voorstel is niet aangenomen. Een online stemming met 80 procent vóór is daarom nog geen geldig besluit buiten de vergadering.

Bron: Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2017 (KNB), artikel 53.2 en 54.3.

Schriftelijk, per e-mail of digitaal

De vorm maakt niet uit, zolang je achteraf kunt bewijzen dat iedere stemgerechtigde heeft ingestemd. Dat kan op drie manieren:

• Op papier: een brief met het voorstel en een antwoordstrook die iedere eigenaar tekent. Dat is traag, maar duidelijk.
• Per e-mail: het bestuur stuurt het voorstel en iedere eigenaar antwoordt met een duidelijk 'akkoord'. Bewaar alle antwoorden.
• Digitaal: een stemronde in een VvE-app, waarin iedere woning zijn keuze vastlegt. De vergadering moet dat middel dan wel hebben gekozen, als jullie reglement dat eist. Leg dat besluit één keer vast in de notulen.

Het Modelreglement 2017 kent in artikel 53.2 ook digitaal stemmen bij een vergadering: eigenaren mogen tot dertig dagen vóór de vergadering elektronisch stemmen, als de vergadering dat middel heeft gekozen. Dat is iets anders dan een besluit buiten de vergadering. Daar geldt gewoon de meerderheid, omdat de stemmen bij de vergadering horen. Op wetten.overheid.nl staat bovendien een nieuwe tekst van artikel 5:127 die volgens die site ingaat op 1 januari 2027 en digitaal vergaderen voor VvE’s regelt. Lees daarover meer op Digitaal stemmen in de VvE.

Wat leg je vast?

Zonder vergadering zijn er geen notulen van die dag. Zorg daarom zelf voor een compleet dossier:

• Het voorstel: de precieze tekst waarover wordt besloten, met het bedrag, de leverancier en de dekking uit de begroting of het reservefonds. Voeg de offerte toe.
• De termijn: tot welke datum eigenaren kunnen reageren. Geef minstens een week, zodat ook mensen op vakantie kunnen antwoorden.
• De stemmen per woning: wie heeft ingestemd, op welke datum en hoe (brief, e-mail, app). Bij een woning met meer eigenaren stemt één van hen namens allen; bij een verhuurde woning stemt de eigenaar, niet de huurder.
• Volmachten: stemt iemand namens een ander, bewaar dan de volmacht. Lees Een volmacht voor de ALV van je VvE.
• De uitslag: het bestuur stelt vast dat alle stemgerechtigden hebben ingestemd en op welke datum het besluit tot stand kwam. Zet dat in een besluitenlijst en neem het op in de notulen van de volgende vergadering, zodat het terug te vinden is. Hoe je dat opschrijft, zie je in Notulen van de ALV: wat moet erin?

Hoeveel stemmen een woning heeft, staat in de splitsingsakte. Bij een besluit buiten de vergadering telt dat minder, omdat iedereen vóór moet zijn. Maar leg het toch per woning vast, dan klopt het dossier ook als iemand later vraagt wie er heeft gestemd. Zie Stemmen in de VvE: hoeveel stemmen heeft iedere eigenaar?

Valkuilen

• Niet iedereen heeft gereageerd. Geen reactie is geen instemming. Het voorstel is dan niet aangenomen, ook niet als de rest vóór is.
• Een meerderheid als besluit zien. De quorum- en meerderheidsregels van de vergadering gelden hier niet. Buiten de vergadering is alleen eenstemmigheid genoeg. Wat een quorum wel is, lees je in Te weinig eigenaren op de ALV: quorum en de tweede vergadering.
• Het bestuur weet er niet van. Een groepje eigenaren dat onderling iets afspreekt, neemt geen VvE-besluit. Het bestuur moet vooraf op de hoogte zijn.
• Een verkeerde of onvolledige ledenlijst. Een nieuwe eigenaar na een verkoop, of een tweede eigenaar van een woning, is snel vergeten. Controleer de lijst bij het Kadaster of in jullie administratie.
• Het voorstel verandert onderweg. Past het bestuur de tekst aan na de eerste reacties, dan moet iedereen opnieuw instemmen met de nieuwe tekst.
• Geen bewijs. Een mondeling 'prima' in het trappenhuis is niet terug te vinden. Vraag een antwoord op papier, per e-mail of in de app.

Een besluit dat niet volgens de regels is genomen, kan nietig zijn of binnen een maand worden vernietigd door de kantonrechter. Lees Een VvE-besluit aanvechten.

Stappenplan

1. Controleer in het splitsingsreglement of jullie een eigen regeling hebben voor besluiten buiten de vergadering, en of e-mail of een digitaal middel is toegestaan.
2. Maak de ledenlijst actueel: per woning de stemgerechtigde eigenaar of eigenaren.
3. Schrijf het voorstel volledig uit, met bijlagen en de uiterste reactiedatum.
4. Stuur het aan alle stemgerechtigden op dezelfde dag, via het afgesproken kanaal.
5. Verzamel de antwoorden en herinner wie nog niet heeft gereageerd.
6. Heeft iedereen ingestemd? Stel het besluit vast, zet de datum erbij en bewaar de reacties bij het dossier.
7. Is er één tegenstem of blijft een reactie uit? Zet het onderwerp dan op de agenda van een vergadering. Let daarbij op de oproeptermijn; zie Oproeptermijn en agenda van de ALV.
8. Neem het besluit op in de notulen van de volgende vergadering.

Checklist

• Het reglement staat een besluit buiten de vergadering toe, en je weet in welke vorm.
• Alle stemgerechtigden hebben het voorstel ontvangen.
• Alle stemgerechtigden hebben aantoonbaar ingestemd met dezelfde tekst.
• Het bestuur wist vooraf van het voorstel.
• De reacties, volmachten en de datum van het besluit zitten in het dossier.
• Het besluit staat in de besluitenlijst en in de volgende notulen.

Lees ook: Een VvE-besluit via WhatsApp of e-mail: is het geldig?

Veelgestelde vragen

Is een meerderheid per e-mail genoeg?

Nee. Buiten de vergadering moeten alle stemgerechtigden instemmen. Wil je met een meerderheid besluiten, dan is een vergadering nodig, eventueel met digitaal stemmen vooraf als jullie reglement dat toestaat.

Mag een besluit buiten de vergadering over elk onderwerp gaan?

In principe wel, want het heeft dezelfde kracht als een besluit van de vergadering. Voor een wijziging van de splitsingsakte gelden aparte regels via de notaris. Vraag bij grote besluiten een adviseur.

Wat als één eigenaar niet reageert?

Dan is het voorstel niet aangenomen. Herinner de eigenaar nog een keer. Lukt het niet, dan zet je het onderwerp op de agenda van een vergadering.

Moet het besluit in de notulen?

De wet eist geen aparte notulen van een besluit buiten de vergadering. Maar je moet het wel kunnen bewijzen. Zet het daarom in de besluitenlijst en in de notulen van de volgende vergadering.

Aan welke eisen moet een VvE-besluit buiten de vergadering voldoen?

Iedereen die mag stemmen doet mee, iedereen is vóór en het bestuur weet ervan. Mist er één, dan is er geen besluit.