Een extra ALV aanvragen: zo vragen eigenaren een vergadering aan

Kort antwoord

Het bestuur en de voorzitter van de vergadering mogen altijd een vergadering bijeenroepen. Of eigenaren dat ook kunnen, staat in jullie reglement. In de modelreglementen van 1992, 2006 en 2017 is het zo geregeld: eigenaren met samen minstens tien procent van de stemmen vragen het bestuur schriftelijk om een vergadering. Wordt die vergadering niet op tijd gehouden, dan mogen zij de vergadering zelf bijeenroepen.

Wat zegt de wet?

De wet zegt dat zowel de voorzitter van de vergadering als het bestuur de vergadering van eigenaars mag bijeenroepen. De statuten in jullie akte van splitsing moeten regelen hoe de vergadering wordt bijeengeroepen.

Bron: artikel 5:127 lid 2 en 5:112 lid 2 onder d Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

De tienprocentregel uit artikel 2:41 geldt voor gewone verenigingen. Voor een VvE gelden die regels alleen als Boek 5 ernaar verwijst, en dat doet het hier niet. Kijk daarom in jullie eigen reglement.

Bron: artikel 5:124 lid 3 Burgerlijk Wetboek, zie wetten.overheid.nl, en artikel 2:41 Burgerlijk Wetboek, zie wetten.overheid.nl (Boek 2).

Wat zeggen de modelreglementen?

De meeste akten verwijzen naar een modelreglement. Daarin staat wie om een vergadering kan vragen, en hoe lang het bestuur de tijd heeft:

• 1973: een aantal eigenaars dat in de akte staat, met een schriftelijke opgave van de punten die zij willen bespreken. De vergadering moet binnen één maand na het verzoek worden gehouden.
• 1983: eigenaren met samen minstens het aantal stemmen dat in de akte staat. Termijn: één maand.
• 1992: eigenaren met minstens tien procent van de stemmen, met een schriftelijk verzoek. Termijn: één maand.
• 2006: tien procent van de stemmen, schriftelijk. Termijn: drie weken.
• 2017: tien procent van alle stemmen, schriftelijk of per e-mail. Termijn: eenentwintig dagen, of het dubbele bij ondersplitsing.

Let op: de termijn gaat over het houden van de vergadering, niet alleen over het versturen van de uitnodiging.

Bron: artikel 32 leden 3 en 4 modelreglement 1973, artikel 33 leden 3 en 4 modelreglement 1983 en 1992, artikel 45 leden 3 en 4 modelreglement 2006 en artikel 49 modelreglement 2017. Zie modelreglement 1973 (notaris.nl), modelreglement 1983 (notaris.nl), modelreglement 1992 (notaris.nl), modelreglement 2006 (notaris.nl) en modelreglement 2017 (notaris.nl).

Welk model bij jullie geldt, lees je in Welk modelreglement geldt voor je VvE? De verschillen uitgelegd. Jullie akte kan ook iets anders regelen; dat gaat voor.

Zo vraag je de vergadering aan

1. Zoek de regel op. Lees in de akte en het modelreglement wie om een vergadering mag vragen en welke termijn geldt.
2. Tel de stemmen. Reken uit of de eigenaren die meedoen samen genoeg stemmen hebben. Niet elke eigenaar heeft evenveel stemmen; zie Stemmen in de VvE: hoeveel stemmen heeft iedere eigenaar?.
3. Schrijf het verzoek. Noem de agendapunten met een kort voorstel, en de namen, appartementen en handtekeningen van de verzoekers.
4. Stuur het naar het bestuur. Gebruik de vorm die het reglement vraagt, bijvoorbeeld een brief of (bij het model van 2017) een e-mail. Bewaar een bewijs van de datum waarop het bestuur het ontving.
5. Wacht de termijn af. Houdt het bestuur de vergadering op tijd, dan regelt het bestuur de oproeping.

Zelf de vergadering bijeenroepen

Is de termijn voorbij en is er geen vergadering gehouden? Dan mogen de verzoekers volgens de modelreglementen zelf een vergadering bijeenroepen, “met inachtneming van” het reglement. Je volgt dus dezelfde regels als het bestuur: dezelfde manier van oproepen, dezelfde oproeptermijn en een duidelijke agenda. Zie Oproeptermijn en agenda van de ALV: zo roep je geldig op.

• Stuur de oproeping naar alle eigenaren, ook naar wie het niet met jullie eens is.
• Kijk of het reglement een quorum vraagt. Zie Te weinig eigenaren op de ALV: quorum en de tweede vergadering.
• Spreek vooraf af wie de vergadering leidt en wie notuleert. Kijk in het reglement wie voorzitter is.
• Leg de besluiten goed vast; zie Notulen van de ALV: wat moet erin? Met voorbeeld.

Gaat er iets mis met de oproeping, dan kan een besluit worden aangevochten; zie Een VvE-besluit aanvechten: wanneer kan het en hoe snel moet je zijn?.

Tip voor het bestuur

Krijg je als bestuur zo’n verzoek? Plan de vergadering binnen de termijn, dan houd je zelf de regie. Reageert het bestuur helemaal niet, zie dan Het VvE-bestuur doet niets: wat kun je als eigenaar doen?.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eigenaren zijn nodig voor een extra ALV?

Dat staat in jullie reglement. In de modelreglementen van 1992, 2006 en 2017 gaat het om eigenaren met samen minstens tien procent van de stemmen. In de modellen van 1973 en 1983 staat het aantal in de akte.

Moet het verzoek schriftelijk?

Volgens de modelreglementen van 1992 en 2006 wel. Het model van 2017 noemt schriftelijk of per e-mail. Kijk wat jullie reglement zegt en bewaar een bewijs van verzending.

Hoe lang heeft het bestuur de tijd?

In de modellen van 1973, 1983 en 1992 moet de vergadering binnen één maand na het verzoek worden gehouden. In het model van 2006 is dat drie weken en in het model van 2017 eenentwintig dagen.

Wat als het bestuur niet reageert?

Volgens de modelreglementen mogen de verzoekers na die termijn zelf een vergadering bijeenroepen. Zij volgen dan de regels van het reglement, zoals de oproeptermijn en de manier van oproepen.

Geldt artikel 2:41 BW ook voor de VvE?

Niet vanzelf. Boek 5 verwijst er niet naar. Voor de VvE bepaalt het reglement wie een vergadering kan aanvragen.