Een VvE-besluit via WhatsApp of e-mail: is het geldig?

Kort antwoord

Buiten de vergadering kan de VvE alleen een besluit nemen als alle leden instemmen en het bestuur ervan weet. Een meerderheid in de groepsapp is dus niet genoeg. Of e-mail of WhatsApp mag, hangt af van jullie reglement. Volgens het Modelreglement 2017 mag e-mail, en een ander elektronisch middel alleen als de vergadering dat heeft gekozen.

Bron: artikel 5:125 lid 3 Burgerlijk Wetboek en artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl en wetten.overheid.nl (Boek 2). En artikel 54.3 van het Modelreglement 2017 (notaris.nl).

Wat de wet zegt

Normaal besluit de VvE in de vergadering van eigenaars, met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten iets anders zeggen. Daarnaast geldt voor de VvE artikel 2:40 lid 2: een eenstemmig besluit van alle leden, ook als ze niet bij elkaar zijn, heeft dezelfde kracht als een besluit van de vergadering. Voorwaarde is dat het bestuur er vooraf van weet.

Bron: artikel 5:125 lid 3 en 5:127 lid 1 Burgerlijk Wetboek en artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl en wetten.overheid.nl (Boek 2).

De algemene uitleg over besluiten zonder vergadering lees je in Een VvE-besluit nemen zonder vergadering. Hieronder gaat het om de valkuilen van de groepsapp en de mail.

Vijf valkuilen in de groepsapp

• Niet iedereen zit in de groep. Ieder lid moet instemmen. Een eigenaar die niet in de groep zit, kan niet instemmen.
• Huurders in de groep. Lid van de VvE is iedere appartementseigenaar. Het duimpje van een huurder telt dus niet als stem van de eigenaar.
• Stilte is geen ja. Wie niet reageert, heeft niet ingestemd. Dan is er geen eenstemmig besluit.
• Een poll met een meerderheid. Buiten de vergadering is een meerderheid niet genoeg. Eén eigenaar die tegen is of niet reageert, en het voorstel is niet aangenomen.
• Het bestuur weet het niet. Regelen een paar eigenaren iets onderling, zonder het bestuur? Dan ontbreekt de voorkennis van het bestuur.

Bron: artikel 5:125 leden 2 en 3 Burgerlijk Wetboek en artikel 2:40 lid 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl en wetten.overheid.nl (Boek 2).

Wat zegt jullie reglement?

Het Modelreglement 2017 zegt in artikel 54.3: met een besluit van de vergadering staat gelijk een voorstel waarmee alle stemgerechtigden hebben ingestemd, schriftelijk, per e-mail of via een elektronisch communicatiemiddel dat de vergadering heeft gekozen. E-mail is dus toegestaan. WhatsApp alleen als de vergadering dat middel heeft gekozen.

Bron: artikel 54.3 van het Modelreglement 2017 (notaris.nl).

Oudere reglementen kunnen andere regels hebben. Welk reglement voor jullie geldt, lees je in Welk modelreglement geldt voor je VvE? De verschillen uitgelegd.

Online stemmen tijdens de vergadering

Stemmen via een app kan ook ín een vergadering. Het Modelreglement 2017 staat dat toe via een middel dat de vergadering heeft gekozen. De stemmer moet dan te identificeren zijn, de vergadering kunnen volgen en zijn stem kunnen uitbrengen. Stemmen die tot dertig dagen vóór de vergadering via dat middel zijn uitgebracht, tellen mee alsof ze in de vergadering zijn uitgebracht. In de vergadering geldt dan gewoon de meerderheid.

Bron: artikel 53.2 en 54.1 van het Modelreglement 2017 (notaris.nl).

Vanaf 1 januari 2027 staat in de wet dat wie de vergadering bijeenroept, kan bepalen dat de vergadering ook of alleen langs elektronische weg toegankelijk is. Dit is een toekomstige tekst die nog kan veranderen.

Bron: artikel 5:127 lid 4 Burgerlijk Wetboek, toekomstige tekst vanaf 1-1-2027, geraadpleegd 28-10-2026. Zie wetten.overheid.nl (tekst vanaf 1-1-2027).

Gaat het toch mis?

Een besluit dat in strijd is met de wet of de statuten is nietig. Een besluit dat in strijd is met regels over hoe besluiten tot stand komen, kan worden vernietigd. Bij de VvE gaat dat via de kantonrechter. Het verzoek moet binnen een maand nadat iemand van het besluit wist of kon weten.

Bron: artikel 2:14 lid 1 en 2:15 lid 1 Burgerlijk Wetboek en artikel 5:130 leden 1 en 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl (Boek 2) en wetten.overheid.nl.

Meer daarover in Een VvE-besluit aanvechten: wanneer kan het en hoe snel moet je zijn?

Zo doe je het wél goed

1. Gebruik de groepsapp alleen om te overleggen, niet om te besluiten.
2. Stuur het voorstel als bestuur naar alle eigenaren, op de manier die jullie reglement toestaat.
3. Vraag iedere eigenaar om een duidelijk ‘akkoord’.
4. Bewaar alle antwoorden en zet het besluit in de notulen van de volgende vergadering.
5. Is niet iedereen akkoord? Zet het dan op de agenda van de ALV.

Veelgestelde vragen

Is een besluit in de VvE-groepsapp geldig?

Alleen als alle leden instemmen, het bestuur ervan weet en jullie reglement dit middel toestaat. Volgens het Modelreglement 2017 moet de vergadering een elektronisch middel zoals WhatsApp dan wel eerst hebben gekozen.

Is een besluit per e-mail geldig?

Volgens artikel 54.3 van het Modelreglement 2017 mag instemming per e-mail. Wel moeten alle stemgerechtigden instemmen. Kijk in jullie eigen reglement wat voor jullie geldt.

Is een meerderheid in een online poll genoeg?

Buiten de vergadering niet. Daar is instemming van alle leden nodig. In een vergadering geldt wel een meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij het reglement iets anders zegt.

Telt de stem van een huurder?

Nee. Lid van de VvE is de appartementseigenaar. Het akkoord van een huurder is geen instemming van het lid.

Wat als een eigenaar niet reageert?

Dan is er geen eenstemmig besluit buiten de vergadering. Zet het voorstel op de agenda van de ALV, waar een meerderheid wel kan beslissen.