MJOP-voorbeeld in Excel: een opzet die je zelf invult

Zoek je een MJOP-voorbeeld in Excel voor jullie vereniging van eigenaars? Hieronder staat een opzet die je zelf in een spreadsheet zet en invult. Je hebt er geen speciaal programma voor nodig. Met vier tabbladen heb je een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) dat overzichtelijk is en past bij wat de wet vraagt.

Wat moet er volgens de wet in?

Eerst de eisen, want daar bouw je het bestand omheen. Voor een gebouw met woningen geldt: het plan gaat over de gemeenschappelijke delen, kijkt minstens tien jaar vooruit en is niet ouder dan vijf jaar. Er staan in:

• het onderhoud en herstel dat nodig is;
• de geplande vernieuwingen;
• wat die werkzaamheden kosten;
• hoe die kosten gelijkmatig over de jaren worden verdeeld.

De vergadering van eigenaars (ALV) stelt het plan vast, en ook het bedrag dat de VvE daarvoor elk jaar reserveert. Heeft de VvE geen vastgesteld plan dat aan deze eisen voldoet, dan geldt een andere ondergrens: elk jaar minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw.

Bron: artikel 5:126 leden 1 en 2 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl.

Meer uitleg over deze eisen lees je in Wat is een MJOP en wat moet erin?

De opzet: vier tabbladen

Houd het bestand eenvoudig. Vier tabbladen zijn genoeg:

1. Uitgangspunten. De gegevens van het gebouw en de keuzes die je maakt.
2. Onderdelen. Een lijst van alle onderdelen met hun planning.
3. Jaaroverzicht. De kosten per jaar, voor minstens tien jaar.
4. Reservering. Het verloop van het reservefonds en de bijdrage per woning.

Tabblad 1: Uitgangspunten

Zet hier alles waar de rest van het bestand op rekent. Dan pas je een keuze maar op één plek aan. Denk aan:

• het adres en het bouwjaar van het gebouw;
• het aantal woningen en hun breukdelen uit de akte van splitsing;
• het eerste jaar van het plan en de looptijd;
• de stand van het reservefonds aan het begin;
• of je rekent met prijzen van nu of met een jaarlijkse prijsstijging, en welk percentage de ALV daarvoor kiest;
• de datum waarop de ALV het plan heeft vastgesteld.

Tabblad 2: Onderdelen

Dit is het hart van het MJOP. Elke rij is één onderdeel van het gebouw, zoals de dakbedekking, het schilderwerk van de gevel, de lift of de verlichting in het trappenhuis. Gebruik deze kolommen:

Kolom	Wat vul je in?
Onderdeel	Bijvoorbeeld: platte dakbedekking
Hoeveelheid	Aantal of oppervlakte, met eenheid
Staat nu	Goed, matig of slecht, volgens de inspectie
Maatregel	Herstel, onderhoud of vervangen
Eerste jaar	Wanneer de maatregel voor het eerst nodig is
Cyclus	Om de hoeveel jaar hij terugkomt
Kosten	Bedrag per keer, uit een offerte of inspectierapport
Bron	Waar het bedrag vandaan komt, met datum

De kolom Bron lijkt een detail, maar is belangrijk. Over een paar jaar wil iemand weten waarom er een bepaald bedrag staat. Zonder bron moet je dan opnieuw beginnen.

Neem alleen onderdelen op die gemeenschappelijk zijn. Wat privé is en wat de VvE onderhoudt, staat in het splitsingsreglement. Twijfel je bijvoorbeeld over kozijnen, balkons of leidingen? Zoek het daar op, of lees Privé of gemeenschappelijk.

Tabblad 3: Jaaroverzicht

Zet de jaren als kolommen naast elkaar, minstens tien. Elke rij is weer een onderdeel. In een cel komt het bedrag als de maatregel in dat jaar valt. Dat kan met een formule: valt het jaar op het eerste jaar plus een veelvoud van de cyclus, dan komt het bedrag erin, anders nul. Onderaan tel je elke kolom op met SOM. Zo zie je in één oogopslag welke jaren duur zijn.

Groepeer de onderdelen eventueel per soort, zoals dak, gevel, installaties en algemene ruimtes. Met SOM.ALS maak je dan per groep een subtotaal.

Tabblad 4: Reservering en bijdrage

Hier zie je of het geld genoeg is. Maak per jaar een rij met:

• de stand aan het begin van het jaar;
• de storting in het reservefonds;
• de uitgaven uit tabblad 3;
• de stand aan het eind: begin plus storting min uitgaven.

De wet vraagt een gelijkmatige verdeling over de jaren. Kies dus één vast jaarbedrag voor de storting, en geen bedrag dat elk jaar op en neer gaat. Kijk daarna of de eindstand in geen enkel jaar onder nul komt. Komt hij er wel onder, dan is de storting te laag of moet je werk verschuiven. Laat een cel rood kleuren als de stand negatief wordt. Dan valt het meteen op.

Tot slot verdeel je de storting over de woningen, op basis van de breukdelen uit tabblad 1. Hoe die verdeling werkt, lees je in Stemmen en breukdelen. Hoe het MJOP en het reservefonds samenhangen, staat in Reservefonds VvE en MJOP.

Waar haal je de cijfers vandaan?

Een Excel-bestand is zo goed als wat erin staat. Goede bronnen zijn:

• een inspectie van het gebouw door een deskundige;
• offertes van aannemers en installateurs;
• facturen van eerder onderhoud uit het archief van de VvE;
• het vorige MJOP, als dat er is.

Schat je zelf een bedrag, zet dat dan ook zo in de kolom Bron. Voor een kleine VvE kan zelf maken goed werken. Bij een groter gebouw of veel installaties is een deskundige vaak verstandig. De afweging lees je in MJOP opstellen: zelf maken of laten maken?

Vaststellen en bijhouden

Een ingevuld bestand is nog geen MJOP in de zin van de wet. De ALV moet het plan en de jaarlijkse reservering vaststellen. Zet het daarom als apart agendapunt op de vergadering en stuur het bestand vooraf mee. Noteer het besluit in de notulen.

Werk het plan daarna elk jaar bij met wat er echt is uitgegeven. Na uiterlijk vijf jaar moet er een nieuw vastgesteld plan liggen. Bewaar elke vastgestelde versie apart, met de datum in de bestandsnaam. Zo weet iedereen welke versie geldt.

Veelgestelde vragen

Is een MJOP in Excel genoeg voor de wet?

De wet schrijft geen programma voor. Het gaat om de inhoud: minstens tien jaar vooruit, het nodige onderhoud en de vernieuwingen, de kosten en een gelijkmatige verdeling over de jaren. De ALV moet het plan vaststellen, en het mag niet ouder zijn dan vijf jaar.

Hoeveel jaar moet een MJOP vooruitkijken?

Minstens tien jaar. Veel VvE’s kiezen een langere periode, zodat grote vervangingen zoals een dak of lift ook in beeld zijn. Dat mag, zolang het plan minstens tien jaar beslaat.

Welke onderdelen horen in het MJOP?

Alleen de gemeenschappelijke delen van het gebouw, zoals het dak, de gevel, het trappenhuis en gezamenlijke installaties. Wat privé is en wat gemeenschappelijk, staat in de akte van splitsing en het splitsingsreglement.

Hoe vaak moet het MJOP worden bijgewerkt?

Het vastgestelde plan mag niet ouder zijn dan vijf jaar. Het is verstandig om het elk jaar bij te werken met de echte uitgaven en nieuwe offertes, en het bij grote veranderingen opnieuw in de ALV vast te stellen.

Wat als de VvE nog geen MJOP heeft?

Dan moet de VvE elk jaar minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw reserveren. Met een vastgesteld MJOP baseer je de reservering op het werk dat echt nodig is.