VvE-software vergelijken? Zo kies je wat bij jullie past.

Eerst: wat hebben jullie nodig?

Begin niet bij de software, maar bij jullie VvE. Een VvE met vier woningen heeft andere wensen dan een complex met tachtig appartementen en een lift. Stel jezelf drie vragen:

• Wie doet het werk: het bestuur zelf, een beheerder, of samen?
• Wat gaat er nu mis: meldingen die blijven liggen, stukken die niemand kan vinden, een lage opkomst bij de ALV?
• Wie moeten het gebruiken: alleen het bestuur, of ook alle eigenaren en bewoners?

Wat de wet van het bestuur vraagt

Goede software helpt het bestuur om te doen wat de wet vraagt. Het bestuur moet een administratie bijhouden waaruit altijd blijkt wat de VvE heeft en moet, en die stukken zeven jaar bewaren. Een VvE met woningen houdt een reservefonds aan. Het geld daarvan staat in principe op een eigen rekening op naam van de VvE. Kijk dus of je in de software makkelijk stukken bewaart, terugvindt en weer exporteert.

Bron: artikel 2:10 leden 1 en 3 Burgerlijk Wetboek (van toepassing via artikel 5:124 lid 2) en artikel 5:126 leden 1 en 3 Burgerlijk Wetboek. Zie wetten.overheid.nl (Boek 5) en wetten.overheid.nl (Boek 2).

De checklist

• Vergaderen en stemmen: kan er gestemd worden met breukdelen, met volmachten en een quorum zoals jullie reglement dat vraagt?
• Meldingen en onderhoud: zien eigenaren wat er met hun melding gebeurt? Is er plek voor het onderhoudsplan?
• Financiën: doet de software zelf betalingen of incasso, of houdt hij alleen bij wat er betaald is? Allebei kan prima, als je het maar weet.
• Toegang: wie ziet wat? Kunnen bewoners alleen hun eigen woning zien?
• Privacy: waar staan de gegevens, en is er een verwerkersovereenkomst?
• Overstappen: kun je alle gegevens en documenten in één keer meenemen als je stopt?
• Prijs: staat de prijs open op de website? Wat kost het na een gratis periode, en zit je aan een contract vast?

Vragen om aan elke aanbieder te stellen

• Mogen we het eerst uitproberen met verzonnen gegevens?
• Wat kost het voor onze VvE, per maand en per jaar, inclusief btw?
• Hoe exporteren we alles als we stoppen?
• Wie helpt ons als we vastlopen, en hoe snel?

Wat Ledenhuis wel en niet doet

Ledenhuis is gemaakt voor VvE’s met een vrijwillig bestuur. Je regelt er meldingen, documenten, vergaderingen, gewogen stemmen, het onderhoudsplan en de taken van het bestuur. De penningmeester ziet per woning wat er betaald is. Ledenhuis int zelf geen geld; betalingen lopen via de bank van de VvE, eventueel met een betaallink of incasso uit jullie eigen Moneybird-administratie. Zoeken jullie een volledig boekhoudpakket of iemand die al het werk overneemt, dan past een beheerder of een ander pakket misschien beter. Lees ook VvE zelf beheren.