Werkzaamheden in alle woningen plannen zonder gedoe

Begin met een duidelijke aankondiging

Vertel bewoners ruim van tevoren wat er gaat gebeuren. Noem het werk, het bedrijf, de dagen en hoe lang het per woning duurt. Leg ook uit waarom het nodig is. Bewoners werken beter mee als ze snappen waarom de monteur binnen moet komen.

Zeg er duidelijk bij wat de bewoner moet doen. Bijvoorbeeld de meterkast vrijmaken, een kast leeghalen of het huisdier binnen houden. Zet ook een uiterste datum om een tijdvak te kiezen.

Maak tijdvakken

Vraag het bedrijf hoeveel woningen het per uur of per dagdeel kan doen. Maak daarmee tijdvakken, bijvoorbeeld van negen tot elf en van elf tot één. Zet bij elk tijdvak hoeveel woningen erin passen. Is een tijdvak vol, dan kiest de bewoner een ander.

Plan wat ruimte in. Niet elke woning gaat even snel. Een tijdvak aan het eind van de dag is handig voor wie overdag werkt. Overleg dat met het bedrijf.

Laat bewoners zelf kiezen

Bellen met elke bewoner kost veel tijd. Laat bewoners daarom zelf een tijdvak kiezen. Dat kan met een lijst in de hal, een formulier of een app. Het bestuur ziet dan wie al heeft gekozen en wie nog niet. Stuur de bewoners die nog niet hebben gekozen na een week een herinnering.

Laat bewoners hun keuze ook zelf wijzigen, tot een paar dagen voor de werkzaamheden. Dan hoeft het bestuur niet elke ruil te regelen.

Niet thuis? Spreek iets af over de sleutel

Niet iedereen kan thuis zijn. Bied daarom een paar mogelijkheden:

• De bewoner vraagt een buurman of familielid om open te doen.
• De bewoner laat de sleutel achter bij een buurman of bij het bestuur.
• Het bestuur gaat met de monteur mee met een sleutel die de bewoner heeft afgegeven.

Noteer per woning waar de sleutel ligt en wie hem teruggeeft. Leg sleutels nooit onder de deurmat of in de brievenbus. Houd ook bij welke sleutels het bestuur tijdelijk heeft. Zie sleutels en klikkers.

Een lijst voor de monteur, zonder contactgegevens

De monteur heeft een lijst nodig met het adres, het tijdvak en hoe hij binnenkomt. Meer niet. Zet er geen telefoonnummers of e-mailadressen van bewoners op. Dat zijn persoonsgegevens die het bedrijf niet nodig heeft. Moet de monteur iemand bellen? Laat hem dan het bestuur bellen.

Zet wel bijzonderheden op de lijst die voor het werk nodig zijn. Bijvoorbeeld ‘sleutel bij het bestuur’ of ‘hond aanwezig’. Geef geen informatie over gezondheid of andere privézaken door.

Na afloop

Vink per woning af of het werk klaar is. Zo zie je meteen welke woningen zijn overgeslagen. Plan voor die woningen een tweede ronde. Zet in het dossier van de VvE wanneer het werk is gedaan en door wie. Dat is handig voor het onderhoudsplan en voor de volgende keer.

Hoort het werk bij de woning of bij de VvE? Dat bepaalt wie betaalt. Kijk daarvoor in het splitsingsreglement. Lees ook privé of gemeenschappelijk.

Zo werkt het in Ledenhuis

In Ledenhuis zet het bestuur onder Afspraken de werkzaamheden klaar met tijdvakken. Bewoners kiezen en wijzigen zelf hun tijdvak en geven aan hoe de monteur binnenkomt. Het bestuur ziet wie nog ontbreekt en drukt een lijst voor de monteur af zonder contactgegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe kondig je werkzaamheden in het gebouw aan bij bewoners?

Vertel bewoners ruim van tevoren wat er gaat gebeuren: het werk, het bedrijf, de dagen en hoe lang het per woning duurt. Leg uit waarom het nodig is en wat de bewoner zelf moet doen.

Hoe plan je een monteur langs alle woningen van de VvE?

Vraag het bedrijf hoeveel woningen het per uur of dagdeel kan doen en maak daarmee tijdvakken. Laat bewoners zelf een tijdvak kiezen, met een lijst in de hal, een formulier of een app.

Wat als een bewoner niet thuis is bij de werkzaamheden?

Laat een buurman of familielid opendoen, of laat de sleutel achter bij een buurman of het bestuur. Noteer per woning waar de sleutel ligt en wie hem teruggeeft. Leg sleutels nooit onder de deurmat of in de brievenbus.

Mag de VvE telefoonnummers van bewoners aan de monteur geven?

Nee, dat is niet nodig. De monteur krijgt alleen het adres, het tijdvak en hoe hij binnenkomt. Moet hij iemand bellen, dan belt hij het bestuur.

Wie betaalt werkzaamheden in de woning: de VvE of de eigenaar?

Dat hangt af van of het werk bij de woning of bij de VvE hoort. Dat staat in het splitsingsreglement.