Sleutels, slagboomklikkers en tags: zo houdt de VvE overzicht

Waarom een register?

Een sleutel of tag geeft toegang tot het gebouw. Raakt er een kwijt, dan wil je weten welke het was en wie hem had. Zonder register gaat dat mis. Dan blijft er bijvoorbeeld een oude klikker werken van iemand die al lang is verhuisd.

Een register hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat om een paar vragen: welk exemplaar is het, wie heeft het, sinds wanneer, en is er borg betaald?

Wat zet je in het uitgifteregister?

• Soort en nummer. Bijvoorbeeld sleutel berging, klikker slagboom of tag voordeur, met het nummer dat erop staat.
• Woning en naam. Aan welke woning het exemplaar is uitgegeven, en aan wie.
• Datum van uitgifte en inleveren. Zo zie je ook wat al terug is.
• Borg. Hoeveel, of die betaald is en of die is terugbetaald.
• Status. In gebruik, op voorraad, kwijt, defect of geblokkeerd.

Geef elk exemplaar een eigen nummer. Staat er geen nummer op, plak dan een klein label of noteer de code van de tag.

Borg: wel of niet?

Met een borg komen sleutels en klikkers vaker terug bij een verhuizing. Het hoeft geen groot bedrag te zijn. Spreek af hoe hoog de borg is, wie hem int en wanneer hij terugkomt. Leg dat vast in het huishoudelijk reglement of in een besluit van de ALV. Lees ook huishoudelijk reglement van de VvE.

Houd de borg apart bij in de boekhouding. Het is geld van de bewoner, geen inkomsten van de VvE.

Kwijt of kapot

Spreek af dat bewoners een verloren of kapotte sleutel, klikker of tag meteen melden. Bij een tag of klikker kan het bestuur, of het bedrijf dat de toegang beheert, het exemplaar vaak blokkeren. Dan werkt hij niet meer als iemand hem vindt. Zet in het register dat hij geblokkeerd is, met de datum en de reden.

Bij een gewone sleutel kan dat niet. Gaat het om een sleutel van de voordeur of een gemeenschappelijke ruimte? Dan moet het bestuur afwegen of een nieuw slot nodig is. Kijk ook wat de verzekering zegt. Zie verzekeringen van een VvE.

Spreek vooraf af wie de kosten van een nieuw exemplaar betaalt. Meestal is dat de bewoner die hem kwijt is. Leg het vast, dan hoef je er later niet over te discussiëren.

Voorraad en extra exemplaren

Houd een paar reserve-exemplaren op voorraad bij één bestuurder of in een kluisje. Noteer ook die in het register, met de status ‘op voorraad’. Wil een bewoner een extra klikker, bijvoorbeeld voor een tweede auto? Laat hem dat dan aanvragen bij het bestuur. Het bestuur beslist en noteert de uitgifte.

Bestel nieuwe tags en klikkers bij voorkeur via het bedrijf dat de toegang heeft geplaatst. Dan weet je zeker dat ze werken en dat ze te blokkeren zijn.

Bij een verhuizing

Een verhuizing is het moment waarop sleutels het vaakst verdwijnen. Vraag de vertrekkende bewoner om alles in te leveren of over te dragen aan de koper of nieuwe huurder. Zet de nieuwe naam in het register. Betaal de borg pas terug als alles is ingeleverd.

Zo werkt het in Ledenhuis

In Ledenhuis houdt het bestuur onder Sleutels en klikkers bij wie welk exemplaar heeft, met borg en voorraad. Bewoners zien wat er op hun woning staat, melden een verloren of kapot exemplaar en vragen een extra exemplaar aan.

Lees ook: Cameratoezicht in het appartementengebouw: wat mag de VvE?

Veelgestelde vragen

Waarom heeft een VvE een sleutelregister nodig?

Zo weet je welk exemplaar kwijt is en wie het had. Zonder register blijft bijvoorbeeld een oude klikker werken van iemand die al lang is verhuisd.

Wat zet je in een uitgifteregister voor sleutels en klikkers?

Het soort en nummer, de woning en naam, de datum van uitgifte en inleveren, de borg en de status. Geef elk exemplaar een eigen nummer.

Moet een VvE borg vragen voor sleutels en klikkers?

Het hoeft niet, maar met een borg komen ze vaker terug bij een verhuizing. Leg de hoogte en de afspraken vast in het huishoudelijk reglement of een ALV-besluit. Houd de borg apart bij, want het is geld van de bewoner.

Wat doe je als een klikker of tag van de VvE kwijt is?

Laat de bewoner het meteen melden. Het bestuur of het bedrijf dat de toegang beheert kan het exemplaar vaak blokkeren. Noteer in het register dat het geblokkeerd is, met datum en reden.

Wie betaalt een nieuwe sleutel als een bewoner hem kwijt is?

Meestal de bewoner die hem kwijt is. Spreek dit vooraf af en leg het vast, dan hoef je er later niet over te discussiëren.