VERWERKERSOVEREENKOMST

Verwerkersovereenkomst Ledenhuis

Versie 10 oktober 2026

Deze overeenkomst geldt tussen de VvE (verwerkingsverantwoordelijke) en 020 ICT B.V. (verwerker). Het bestuur gaat er namens de VvE mee akkoord bij het aanmaken van de omgeving. Een getekende versie is op verzoek beschikbaar via info@ledenhuis.nl.

Artikel 1 – Onderwerp

De verwerker verwerkt persoonsgegevens voor de VvE om Ledenhuis te leveren, zoals beschreven in de gebruiksvoorwaarden. De verwerker doet dat alleen volgens schriftelijke instructies van de VvE. De instellingen en handelingen van het bestuur in Ledenhuis gelden als zulke instructies.

Artikel 2 – Betrokkenen en gegevens

Betrokkenen: eigenaren, bewoners en huurders, contactpersonen, bestuursleden, en contactpersonen van leveranciers. Gegevens: namen, adressen, rollen, contactgegevens, breukdelen en stemgewichten, meldingen en foto’s, stemmen, aanwezigheid, betaalstatus van bijdragen, en de documenten en berichten die de VvE opslaat. Bijzondere persoonsgegevens horen niet in Ledenhuis.

Artikel 3 – Geheimhouding

Iedereen die bij de verwerker toegang heeft tot de gegevens, houdt die geheim. Alleen wie de gegevens nodig heeft voor de dienst, krijgt toegang.

Artikel 4 – Beveiliging

De verwerker neemt passende maatregelen. Denk aan versleutelde verbindingen (https), versleuteld opgeslagen wachtwoorden, optionele tweestapsverificatie, rechten per rol, het vastleggen van meekijken door beheer, dagelijkse versleutelde back-ups en updates van de server.

Artikel 5 – Subverwerkers

De VvE geeft toestemming voor deze subverwerkers: Hetzner Online GmbH (hosting en back-ups, Duitsland) en HostingU2 (e-mail, Nederland). Wil de verwerker er een subverwerker bij nemen of er een vervangen? Dan meldt hij dat minstens 30 dagen vooraf. De VvE kan dan bezwaar maken of opzeggen. De gegevens blijven in de Europese Unie.

Artikel 6 – Datalekken

De verwerker meldt een datalek zonder onnodige vertraging aan het bestuur, en uiterlijk binnen 48 uur nadat hij het ontdekt heeft. Hij geeft daarbij de informatie die nodig is voor een eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij betrokkenen.

Artikel 7 – Hulp aan de VvE

De verwerker helpt de VvE bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie, verwijdering of export. Dat doet hij voor zover de VvE die niet zelf in Ledenhuis kan afhandelen. Ook geeft hij de informatie die de VvE nodig heeft om aan te tonen dat zij zich aan de AVG houdt.

Artikel 8 – Einde

Stopt de VvE? Dan kan het bestuur alle gegevens en documenten downloaden. De verwerker verwijdert de omgeving daarna binnen 30 dagen. Versleutelde back-ups verlopen vanzelf: dagelijkse na 14 dagen, maandelijkse na 12 maanden.

Artikel 9 – Overig

Voor aansprakelijkheid gelden de gebruiksvoorwaarden. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.